The One Million Dollar Question: Vad kostar det?

Min gode vän Nick ringde en vacker dag. ”Anne, har du tid med en walk & talk, gärna imorgon?” frågade han. Nick är KAM på ett IT-konsultbolag och den mest avslappande person jag känner. Men nu lät han anspänd, så jag förstod att något stod på spel. ”Självklart,” sa jag. ”Du bjuder på fika.”

Vi sågs dagen därpå. Det visade sig att Nick hade fått en förfrågan från deras största kund om ett stort uppdrag. Det gällde ett samgående med ett annat företag, och man ville ta ett helhetsgrepp om IT-miljön och implementera samma affärsstödssystem i det uppköpta bolaget som i moderbolaget. Han hade fått indikationer på att det var flera uppköp på gång, och att samma strategi skulle gälla alla nytillkomna bolag. Han hade en lång, god relation med sin kund, både med ledningen och övriga chefer på företaget. Nick hade jobbat intensivt under ett antal veckor, gjort en gedigen genomlysning av nuläget, haft intervjuer med olika nyckelpersoner och gjort en behovsanalys.

För någon vecka sedan hade Nick haft en presentation för ledningen hos kunden, och lagt fram ett förslag på lösning. Det hade varit många ingående frågor ända ner på detaljnivå om teknisk lösning, riskhantering och resurser.

Nick berättade att IT-chefen nu hade ringt och sagt att han var mycket nöjd med processen så här långt. ”Det är egentligen bara en liten detalj kvar,” hade IT-chefen sagt. ”Prislappen.”

”Den här affären kan komma att bli vår största affär, och den kan komma att pågå under lång tid framöver,” sa Nick. ”Jag vet att ledningen är positiv, IT-chefen är klart nöjd med upplägget, han förstår vikten av kompetens, kvalitet och leveranssäkerhet – men de har en inköpschef som är stenhård och känd för att förhandla ner till sista korvöret.”

”Och då insåg jag att jag måste prata igenom det här med dig innan jag går vidare. Nu handlar det om förhandlingsteknik på hög nivå, att göra och säga rätt sak för att inte sabotera hela affären,” la han till.

”Hur ska jag hantera offerten? Om jag bara hade haft med IT-chefen att göra, som hittills, hade jag gett honom i princip mitt bästa pris på en gång, med en vettig affär för båda parter, och han hade tackat ja efter några smärre justeringar. Både han och jag vet att det kommer att komma mera jobb och tilläggsbeställningar där vi kan hämta hem affären sen. Det har varit outtalat – och vårt sätt att göra affärer. Och jag har alltid backat upp honom när det har krisat,” fortsatte Nick.

”Men nu vet jag att det kommer att bli en hård förhandling ända ner på detaljnivå. Jag vill inte göra en dålig affär och sälja mig för billigt, samtidigt som jag inte vill riskera att tappa affären och ge utrymme för lågprisaktörer att ta min kund. Hur tusan ska jag lägga upp det här?” sa han frustrerat.

”OK, vi tar det från början,”sa jag. ”Förhandlingsteorin och verktygen du har fungerar. Det här handlar om fem saker:

1. Vilken arena som förhandlingen kommer att äga rum på. Det låter som att det blir en maktförhandling när deras skickliga inköpschef kommer in i bilden. Det låter som att han/hon har fått bra utbildning i förhandling dessutom. IT-chefens arena låter som win-win – det är en helt annan spelplan.
2. Hur du ska lägga upp budgivningen. Var du ska lägga utgångsbudet, vilka förhandlingsvalutor du har och vilken smärtgräns du har. Utgångsbudet är helt avgörande för hur förhandlingen går.”
3. Din plan B – vad gör du om de säger nej till affären? Deras plan B – vad gör de om du säger nej till att gå längre? I en maktförhandling handlar det om vem som behöver vem mest. Det är där makten ligger.
4. Att du äger agendan. Du vet att en förhandling går igenom fem faser – och du måste göra rätt sak i rätt fas, hålla garden uppe ända tills avtalet skrivs under. Det här handlar om taktik kopplat till den övergripande målbilden.
5. Du måste vara beredd på att hantera maktförhandlingsgrepp. Hot, salami och underminering. Och den övriga arsenalen.”

Vi kom fram till ett café och slog oss ner vid ett avskilt bord. ”När det gäller utgångsbudet har du några olika drag som säljande part,” sa jag.

• ”Du ger ett högt pris för att ge utrymme för förhandling. Du maximerar sannolikheten att få en bra affär – och måste vara skicklig på att sälja in och motivera ditt utgångsbud. Du måste äga narrativet. Men du riskerar att tappa affären, att din kund väljer en billigare leverantör. Och i värsta fall lämnar ut er lösning till en oerfaren, okunnig leverantör och ber dem kopiera ert förslag.
• Du ger ett ganska lågt pris. Du får en sämre affär, men ökar sannolikheten att du får affären. Du skickar signaler om att du är en ”trusted advisor”, vill ha en långsiktig relation med din motpart.
• Du ger ett mycket lågt pris. Det förutsätter att du kan hämta hem affären på längre sikt, eller att det finns andra ”valutor” som ger din organisation värde. Det förutsätter också en motpart som ger dig återgäldar din gest. Annars är du rökt. Det blir win-lose, och det är du som förlorar.
• Du frågar vad de har för budget. Sen lägger du din offert inom den, men ger utrymme för extra, valfria tillägg.
• Du frågar vad de har för kostnadsbild/situation idag och vad de ser för ökad affärsnytta/inbesparingspotential, och positionerar ditt pris i förhållande till det.
• Något annat?”

Nick tittade på mig. ”Om jag ger ett högt pris för att ge inköpschefen utrymme att förhandla kommer IT-chefen att studsa och se det som fulspel, och jag riskerar att tappa hans förtroende och skada vår relation,”sa han.

”Ja – så du måste indikera för honom att det här kommer att bli tuffa, formella förhandlingar när inköpschefen kommer in i bilden, och att du har din egen lednings ögon på dig. Men att du har intentionen att det ska bli ett bra avtal för båda parter. Och att du tänker se till att det blir ett lyckat projekt, med utlovad kvalitet, på tid och inom budget. Att behålla en bra relation är allt. Både med inköpschefen och IT-chefen. Men det är olika matcher du kommer att spela.”

Nick stannade upp, tittade på mig och slappnade av för första gången sen vi hade börjat prata. ”När du sätter ord på det blir det så enkelt,” sa han och log lite.

”Hm, enkelt kommer det inte att bli, men bara att du vet vad du ger dig in på och har en plan så ger det dig säkerhet, styrka och ett fokuserat lugn,” svarade jag och tittade på honom. ”You can do this. Och jag backar upp dig under resan.”

// Copyright Anne Neppare, Cognosis