Tips & Artiklar

”Livet går framåt”, sa han bestämt. ”Tiden går framåt. Man kan inte gå tillbaka, inte stoppa utvecklingen, inte leva i gårdagen. Då är då, nu är nu.” Vi hade precis satt oss för att ta en fika vid ett avskilt bord på ett café.

Calle satt i ledningen på ett företag. Deras största kund, som stod för 90% av omsättningen, hade några veckor tidigare meddelat att de skulle flytta sin verksamhet från Sverige, sagt upp kontraktet och inlett förhandlingar. Alla planer, alla strategier och investeringar hade omgående stoppats. Man hade gått ut och meddelat hela organisationen. Det hade landat som en blixt från klar himmel. Calles hela fokus var nu att hantera en helt annan situation än han hade planerat för, och framför allt hantera sin personal.

Jag såg på honom att det pågick mycket motstridiga tankar under den lugna ytan. Efter en kort paus sa han:

”Å ena sidan förstår jag ju självklart situationen och konsekvenserna, och inser vad jag måste göra. Å andra sidan är jag så fruktansvärt besviken – vi hade ett så bra år förra året, allting gick bra, personalen var motiverad, vi hade fina resultat och jag hade jobbat hårt med att få min ledningsgrupp att bli ännu vassare. All den framtidstro som hela organisationen hade blev sen bortblåst, över en natt.”

Jag insåg att det inte var läge att komma med några klichéer. Så jag drack mera kaffe och väntade. Till slut tittade Calle upp och sa: ”Var tusan börjar man?”

Till slut sa jag: ”Hm, vill du ha lite inspel?”

När han nickade så fortsatte jag. ”Det finns ju inget facit. Men en sak är jag säker på. Och det är att människan har en unik kreativ förmåga att komma på nya idéer, lösa problem, hitta nya vägar. Även när det verkar vara omöjligt. Och det är din styrka. Du har alltid sett framåt, byggt upp, sett möjligheter.”

Calle tittade på mig, men sa inget. Så efter en kort paus fortsatte jag.

”Den andra förmågan som ligger i vårt DNA är att välja att tro. Tro på att det kommer att lösa sig. Landa. Ha den där känslan av hopp. Förtröstan. Välja att tro att det kommer att gå bra. Det handlar inte om att sticka huvudet i sanden eller vara naiv. Det handlar om en medveten järnvilja att inte ge upp. Göra allt man kan.”

Då nickade Calle lite.

”Den tredje förmågan är att inspirera andra människor. Ge energi och styrka. Få andra att lyfta. Ta ett steg framåt, ta tag i situationen, bidra, göra sitt bästa. Bli sitt bästa jag.”

Calle sa inte ett ljud.

”Och det jag vet, är att du har alla de förmågorna. Jag är övertygad om att du om ett år kommer att se tillbaka, och känna att du gjorde ett bra jobb. Du kommer att vara en erfarenhet rikare, du kommer att vara starkare och klokare. Och du kommer att ha hittat människor som har klivit fram och visat sig växa med uppgiften. Som har backat upp dig och hjälpt dig. Framför allt kommer du att ha stärkt din tro på mänskligheten. Du är en förebild och en fantastisk ledare.”

Calles axlar sjönk ner och han lutade sig tillbaka och tittade ut genom fönstret. Så skrattade han till. ”Måste du vara så enerverande positiv jämnt?” sa han och tittade på mig.

Jag log lite. ”Det kanske är så att all din erfarenhet har gjort att du är precis rätt ledare i den här situationen. Nu handlar det inte om att ta marknadsandelar, utan något helt annat. Nu handlar det om en räddningsoperation. Att både människorna – och resultaten – ska landa så bra det går i nuläget. Det kräver en mycket speciell människa och ledare.”

Han tittade på mig men sa inget. Men jag såg hur kugghjulen hade börjat snurra, han hade redan kommit på en idé.

Och jag vet när man ska vara tyst.

Efter några minuter ställde jag mig upp och sa: ”Tack för kaffet – nu tänkte jag dra mig tillbaka så att du kan stanna kvar och ta fram din laptop och börja skriva ner den där planen som har börjat ta form i din hjärna. När du vill ha hjälp att sätta den i verket, hör av dig.”

//Anne Neppare, Cognosis

Den här veckan är jag inbjuden till ett nätverk av företagsledare och chefer på ledningsnivå för att hålla ett seminarium om förhandlingsteknik. Ett glödhett ämne med tanke på nuläget med ändrade leveranskedjor, oljebrist, kommande lönerörelse och partiernas samarbetsinviter inför det kommande valet. För att inte nämna världsekonomin, internationell handel och politik, som påverkar oss alla på alla plan.

Förmågan att ta kontroll över situationen

Förmågan att förhandla är förmågan att ta kontroll över den värld du lever i, på den nivå du är, där du verkar. Givetvis i rena affärsförhandlingar; priser, leveransvillkor och garantier. Men lika mycket när det gäller att ta strategiska beslut om riskexponering, överlevnadsförmåga, intäkter och marginaler på ledningsnivå. I ett företag eller i en organisation, i näringslivet, på jobbet – och utanför jobbet. Att lära ut den förmågan är mitt jobb. Jag har utbildat och jobbat med 1000-tals förhandlare från alla möjliga branscher, roller och länder under drygt 30 år, och jag blir bara mer och mer fascinerad av det jag sysslar med.

Det behövs kloka, kunniga och tränade  människor vid förhandlingsbordet

Det finns många myter när det gäller förhandling. Som inte stämmer i verkligheten. Och det finns en hel del ”experter”. Med stort ego. Och enbart sin egen agenda i fokus. I bästa fall blir de genomskådade i sin egen organisation och utrangerade. I värsta fall klättrar de till en maktposition. Och när de har ställt till med tillräckligt stor skada, skyller de på omständigheterna och drar vidare.

Men majoriteten av de jag har träffat under mitt yrkesliv har varit vettiga, kloka och kunniga, och helt enkelt velat lära sig hur man ska göra för att platsa vid bordet, agera professionellt, känna sig säker och ha kontroll på situationen. Och hur man ska agera för att inte bli överkörd, blåst eller utsatt för maktförhandling. Kunna komma ur – eller ännu hellre inte hamna i – en hopplös sits. Underläge, eller maktassymmetri, som det kallas. Det är de människorna jag verkligen uppskattar att få jobba med. Att vässa de kloka och kunniga och få dem att bli skickliga förhandlare är det som är min motivation och drivkraft, får jag ju bara erkänna. Och få dem att inse när win-win, ofta deras naturliga förhandlingsstil, inte fungerar.

Inse vad som rör sig under ytan

I mitt jobb får man automatiskt indikationer på vad som rör sig i näringslivet, och hur förhandlingsklimatet är. Det senaste året har en speciell fråga kommit upp på agendan i allt flera situationer och seminarier. Vad gör man när man är i beroendeställning av sin motpart och de plötsligt skickar över sina nya villkor? “Som en information” – och vi tvingas skriva på innan de går vidare i processen? Sen i nästa steg kommer de med orimliga krav på prishöjningar/prissänkningar? Och motiverar det med att “enligt våra undersökningar har ni för höga/låga priser”? Och vi får inte till ett möte, de svarar inte ens på våra mail?

Förstå vad det handlar om

För det första: se världen som den är. Var realist. Här är det solklara indikationer på att ert förhandlingsklimat rör sig bort från långsiktiga, stabila affärsrelationer och win-win – dvs att ha ett gemensamt övergripande mål som handlar om ömsesidig vinning, samarbete, marknadsstyrka och synergieffekter. Det här håller på att blåsa upp till oväder. Dvs maktförhandling. Se tecknen. De är i blixtbelysning i just den här situationen:

• Fait accomplit. ”Information om våra reviderade villkor.” Ni ställs inför fullbordat faktum. Istället för att bli inbjudna till ett möte, en diskussion eller en förhandling.
• Skambud. I en förhandling brukar man ha ett utgångsbud som är optimistiskt tilltaget – kanske ca 5-20 % över/under vad man hoppas landa på, i Sverige. I andra kulturer kan det vara helt andra nivåer. Men om man kommer med ett utgångsbud som ligger mer än 60% från det som anses som marknadsmässigt eller ”normalt” är det ett skambud. I Sverige.
• Hot. Uttalat eller underförstått. ”Innan vi är beredda att ta ett möte vill vi säkerställa att ni är informerade om och accepterar våra reviderade villkor.” ”Om ni inte…, så kommer vi att…”.
• Ett aggressivt/avståndstagande klimat – på personlig nivå. I en win-win förhandling kan buden vara tuffa, men man har en respektfull ton. Skiljer på sak och person. Kan umgås efter förhandlingen, visar normal hyfs.
• Vinklad/påhittad information och fakta som inte kan kontrolleras. ”Enligt våra undersökningar har ni för höga/låga priser”.

När ett enskilt tecken dyker upp, kan det bero på stress eller ohyfs. Att man inte vet hur man beter sig i en förhandling, eller i en annan kultur. När fem tecken dyker upp är det en ny affärsstrategi. Ny världsordning. Eller någon som har fått ett jobb som inte borde ha fått det och nu sitter vid rodret. Oavsett varför, måste du agera på det du ser.

Att förhandla ur underläge är att tigga om stryk

För det andra: se till att komma ur beroendeställningen. Att ha en motpart som använder sin styrkeposition för att diktera villkoren och ändra spelplanen innebär en eskalerande situation som förr eller senare blir ohållbar. Du måste skaffa dig ett alternativ. En utväg. En plan B, helt enkelt. Det kallas för BATNA inom förhandlingsteknik, och står för Best Alternative To a Negotiated Agreement. Dvs vad du gör om din motpart går över gränsen. Om er förhandling, som började som en diskussion, börjar glida över mot en allt mer hetsig debatt, där ni intar låsta positioner. Om er största kund, viktigaste leverantör, samarbetspartner eller kollega i ledningsgruppen kör över dig/er utan att du inser vad som är på gång, förrän det är för sent. Och du ställs inför fullbordat faktum. Fait accomplit. Eller om motparten drar det ultimata kortet: ett existentiellt hot. Uttalar orden ”Om ni inte… så kommer vi att…”. Inse att då handlar det inte om win-win, att hitta en optimal lösning där alla parter samarbetar för skapa möjligheter att lösa problem och skapa välstånd och lönsamhet. Det handlar om maktförhandling.

Om du inte är förberedd, om du inte har en plan B, har du i praktiken två alternativ: falla undan och gå med på villkoren. Eller ta en strid du inte är beredd på. I underläge.

Agera på det du ser

För det tredje: Agera. Medan ni fortfarande har styrfart och muskler. Ekonomiskt, strategisk, förtroendekapital, allianser. Inse att om ni accepterar villkoren, eller går den här motparten till mötes för att ”visa god vilja”, kommer det att ses som tecken på svaghet. Och nästa steg blir ännu mer aggressiva krav och bud.

Verka men inte synas

För det fjärde: Flyg under radarn. Räkna med att den här motparten kommer att försöka bevara sin maktposition med alla till buds stående medel – inklusive att hindra/underminera er alternativa plan. T ex genom att köpa upp en annan aktör på marknaden.

Se till att motparten behåller ansiktet

För det femte: Se till att motparten behåller ansiktet. Under och efter era förhandlingar. Annars kommer du att få en personlig fiende, som är beredd att ignorera gällande normer och spelregler. Vilket du inte vill ha i din bransch. Agera professionellt och sakligt. Låt inte din frustration synas utåt. Använd sakskäl.

Där fick du veckans föreläsning. Jag hoppas du har nytta av den.

Att veta vad man ska göra – och kunna göra det

Till sist – det är skillnad på att veta vad man ska göra, och veta hur man ska göra det – och faktisk kunna göra det. I skidåkning, golf och förhandling. Om du vill träna upp ditt ”vad och hur” och få personlig feedback och coaching från en erfaren tränare, hör av dig till oss. Det är det vi är specialister på. (Fast inte inom skidåkning och golf då…)

// Copyright Anne Neppare, Cognosis AB

I veckan hade jag en kurs i ledarskap med en grupp som var annorlunda. Det tog mig ett tag innan jag kunde sätta fingret på vad det var som var speciellt med dem. Men nu vet jag.

De flesta människor är lite avvaktande i början, och samtidigt lite anspända, känner att de blir bedömda, och vill göra ett gott intryck. Man vill inte sticka ut från gruppen. Men inte de jag mötte i veckan. De var faktiskt tvärtom. Och de var definitivt inte stöpta i samma form. De var påfallande olika som individer – och hade ingen som helst avsikt att ändra på det för att smälta in.

Så snart de kom in i rummet var de alerta, liksom vaksamma, och jag insåg att de läste mig. De utvärderade mig redan från första handslaget. Litar jag på dig. Gillar jag dig. Känner jag mig trygg med dig. Kommer du att låta mig få vara den jag är.

Det var lite som att vara på Kolmården och inse att det var tigrarna som iakttog och utvärderade mig, inte tvärtom. Samtidigt som jag kände att de här tigrarna litade jag på. Jag gillade dem.

Sen öppnades dörren och deras vd kom in. I jeans och tröja, smårufsigt hår fortfarande lite blött efter duschen. Han gick runt och pratade lite med alla, var intresserad, på gott humör och påfallande glad att se dem. Sen gick han fram och kopplade in sin dator och körde en presentation. Och inte heller den var ”normal”. Det första han säger är hur stolt han är över dem. Vilket viktigt jobb de gör. Sen kommer det lite siffror på slutet. Men hans sista ord blir: det här siffrorna är resultatet av det ni gör därute. Varje dag. Företaget vore ingenting utan er.” Jag tittade på mina deltagare, de sa inte så mycket. Men de såg glada ut på ögonen. Då förstod jag att det här skulle bli en speciell kurs.

Det blev två intensiva dagar, med diskussioner, kloka tankar, intelligenta frågor och erfarenhetsutbyte på hög nivå. Jag gick ifrån mitt vanliga ”manus” och följde frågorna som dök upp. När det var dags att knyta ihop säcken och sätta ord på ”your why” som Simon Sinek säger, så ställde jag frågan. ”Om vi ser allting ur ett helikopterperspektiv, vad är ert uppdrag? Vad är er vision? Och vad är det för ledord som gäller hos er?”

De sa:

• Vi ska se till att ingen ska omkomma i onödan.
• Alla ska komma hem levande.
• Ansvar, engagemang och kompetens.

Japp. Mission, vision och values – på riktigt. På svenska. Och jag tänkte: Om alla organisationer hade ledare, mål och visioner av den kalibern skulle världen vara bra. Riktigt bra.

//Anne Neppare, Cognosis

Jag har en god vän som är läkare. För en tid sedan sågs vi och tog en fika. Hon var på påfallande gott humör. ”Jag älskar mitt jobb!” utbrast hon. Det visade sig att hon hade en patient som nu blev bättre och bättre efter en svår olycka. Sjukgymnasten hade berättat att patienten gjorde otroliga framsteg, och med stor sannolikhet faktiskt skulle kunna gå igen. ”Att se att det går bra efteråt, när jag har gjort mitt jobb i operationssalen, det är verkligen det som ger mig den största tillfredsställelsen i jobbet,” sa hon och log brett.

Och jag insåg att det är precis samma sak med mig. Bland det roligaste jag vet i mitt jobb är att få höra vad som händer efteråt. När jag har gjort mitt jobb, genomfört förhandlingskursen eller chefskursen, förklarat teorin, spelreglerna, psykologin bakom. Kastat in mina deltagare i allt svårare situationer och case – och framför allt lett diskussionen efteråt. Det är då det blir ett erfarenhetsutbyte i rummet på en kristallklar nivå, då alla insikter och slutsatser verkligen landar, man inser vad det verkligen handlar om och hur man ska göra för att få ännu bättre resultat.

Så därför har jag ett personligt möte med mina deltagare en tid efter kursen, där jag frågar precis det. ”Berätta, vad har du gjort annorlunda efter kursen? Vad var det som fastnade?” Och det brukar ofta komma upp frågor om en egen förhandling man har framför sig, eller en aktuell situation på jobbet, hur man ska lägga upp det, hantera ett hinder eller ett problem.

I början av förra året hade jag ett möte med Klas. Han var inköpschef, och berättade att han satt i en förhandling om ett nytt affärsstödssystem. Det var en stor affär, som skulle påverka hela företaget. Han var frustrerad – diskussionerna med leverantören hade pågått under en längre tid, främst med IT-avdelningen på företaget, och när det hela landade på hans bord var affären i praktiken klar. Han hade fått en offert från leverantören, med leveransbeskrivning, funktionalitet och tidplan. Samt pris. Han hade också fått direktiv från ledningen att det var angeläget att starta upp projektet så snart som möjligt.

”Vad tusan har jag för förhandlingsutrymme här?” sa Klas uppgivet. ”Det är ju fait accompli!” Jag bad honom maila över offerten. Sen hade vi ett nytt möte och gick igenom upplägg inför förhandlingen. Tre veckor senare hörde Klas av sig och var påtagligt nöjd. ”Det här hade jag inte rott hem utan kursen och vårt möte”, sa han med ett brett leende.

Det där mötet bar jag med mig hela året, och log varenda gång jag tänkte på Klas. Och jag tänkte att varenda kurs jag har är en ny möjlighet att göra just det – ge kloka, engagerade människor kunskap och verktyg att förhandla fram bättre avtal, komma till bättre beslut internt, hantera utmaningar och hinder. Få bättre utfall, större affärs- och verksamhetsnytta.  Kunna driva sin linje – och få motparten, sin organisation och sina kolleger med på noterna. Äga narrativet.

Det är det som är driver mig i jobbet. Att se de jag möter lyckas. Får gehör, framdrift, uppslutning. Och jag tänkte att min goda vän och jag nog har samma drivkraft, fast vi har så olika jobb. Och jag tänkte att det är bra att ha människor som min vän i sitt liv.

Vi har alla mött de där människorna som har fått oss att tro på oss själva. Visat vägen, backat upp, hjälpt till  och öppnat dörrar. Visat hur man ska göra. Som har gett energi, inspiration och nya idéer. Och fått en att känna att de bryr sig. Gläds åt att det går bra. Chefer, lärare, tränare, läkare, kolleger och vänner.

De får en att hitta sin styrka. Tro på det man gör. Och omsätta det i handling.

Och det är egentligen svindlande när man tänker på det. Faktiskt hela hemligheten bakom att lyckas. I allt.

//Anne Neppare

Copyright Cognosis AB