Spelreglerna i Maktförhandling

Du är kanske en person som tror på att win-win är den bästa förhandlingsvägen i alla lägen. Att sikta på att uppnå ”The Greater Good” för alla parter. Och förstå mig rätt – det är absolut den bästa vägen i alla normala fall. Men hur gärna du än vill tro att alla dina motparter är konstruktiva och pålitliga, säger dock naturlagarna att världen inte enbart består av motparter som tror på samarbete, synergieffekter och långsiktiga relationer. Alla håller sig inte till fakta och logik, följer spelregler och återgäldar förtroende med förtroende.

Som förhandlingsspecialister ser vi ett nyckeltal som dyker upp gång på gång i förhandlingar: 80-18-2. Det innebär med stor sannolikhet att:

• 80% av de motparter du möter kommer att agera på en win-win arena.
• 18% av de motparter du möter kommer att syssla med maktförhandling.
• 2% är direkt farliga – för dig och din organisation.

Det är helt avgörande att du kan se skillnad på win-win förhandlare och maktförhandlare. Och inse vilka spelregler som gäller. Först och främst behöver du inse att du inte kan behandla alla motparter på samma sätt.

De 10 dragen som gör att du känner igen en maktförhandlare:

1. Desinformation. Förvrängda beskrivningar av verkligheten används. Allt från grundlösa påståenden till uppenbara lögner. Hur de beskriver vad som har skett.
2. Skenmanöver. Motparten påstår t ex att de avser att teckna ett avtal med er, men i själva har de tänkt sig ett avtal med en annan motpart som de föder med den information de får i era diskussioner.
3. Fait Accompli. Du ställs inför fullbordat faktum när det är försent att ändra på något. Motparten kör över dig, agerar utan att ta upp saken med dig.
4. Söndra och härska. Folk får inte diskutera öppet eller prata med varandra. Information hemlighålls, filtreras och måste gå genom maktförhandlaren.
5. Salami. Först går man förbi en gräns. Bryter en del av avtalet. Om inget händer då, går man förbi nästa gräns. Och sen nästa och nästa.
6. Ultimatum och hot används. ”Om ni inte…, så säger vi upp avtalet.”
7. Casus Belli. Använder påhittade anledningar för att rättfärdiga eller utlösa stridsåtgärder. ”Eftersom vi inte fick besked har vi nu stoppat projektet och kommer att kräva skadestånd.”
8. Underminering. Förödmjukar, förlöjligar eller inkompetensförklarar dig.
9. Förhalning. Motparten drar ut på tiden tills du sitter i ett dåligt förhandlingsläge, inte har något alternativ.
10. Avtalsbrott. Avtal, löften och överenskommelser bryts. Men om du gör detsamma blir du häftigt angripen och anklagad för löftesbrott. (Se punkt 1.)

Känn din fiende – skillnader mellan maktförhandlare och win-win förhandlare:

1. En maktförhandlare oroar sig inte speciellt mycket för att förstöra relationer.
   – En win-win förhandlare har troligtvis en omgivning som ogillar det beteendet, i värsta fall blir de avsatta om de agerar ”okänsligt”. Det hindrar dem från att sätta hårt mot hårt.
2. En maktförhandlare känner sig inte bunden att hålla löften och avtal. De hittar helt enkelt på en anledning som rättfärdigar att de bryter avtalet.
   – En win-win förhandlare är för hederlig eller moralisk för att bryta avtal. Tills det är försent.
3. En maktförhandlare bryr sig inte om att vara sympatisk. Han/hon är stolt över att vara aggressiv, hotfull och obehaglig.
   – En win-win förhandlare bemödar sig om att vara konstruktiv, professionell och etisk i alla lägen.
4. En maktförhandlare är inte mottaglig för fakta, sunt förnuft eller ”etik”.
   – En win-win förhandlare håller sig till sanningen och spelar efter reglerna.
5. En maktförhandlare svarar på protester mot deras agerande, försök att tala förnuft, påvisa det skadliga med det de gör, varningar om påföljder med ännu större hot och ultimatum.
   – En win-win förhandlare tar hot på allvar och gör allt för att undvika att de sätts i verket.

Det här innebär att om en win-win förhandlare agerar på win-win arenan även när de möter en maktförhandlare kommer de att hamna i underläge, vika ner sig eller gå under. I värsta fall kommer organisationen eller omvärlden efter ett tag att stryka ett streck över det hela, gilla läget och gå vidare. Och så fortsätter maktförhandlaren att dominera scenen/affären/projektet/företaget.

Dina motdrag

Det enda som biter på en maktförhandlare är åtgärder som i kraft och effekt kan matcha deras egen aggression. Du måste kunna och våga sätta hårt mot hårt. Men win-win förhandlare hämmas ofta inte bara av en teknisk oförmåga – man vet inte hur man gör, utan också av en ambition att förhålla sig lojal mot etik och moral, att ”följa spelets regler” även när motparten inte gör det. I mötet med maktförhandlare innebär detta att man måste slåss med ena handen bakbunden, att man återkommande måste utstå förödmjukelser och ultimatum, och att man måste finna sig i att aggression och hot ger utdelning.

Vad som fordras är en anpassad respons, som professor Bauhn säger, där man anpassar omfattningen av de egna moraliska skyldigheterna till vilken typ av motpart man har att möta. Menar man allvar med ett ideal om att spelregler och avtal ska hållas måste man göra skillnad på hur man uppträder mot dem som respekterar det och hur man hanterar dem som inte bryr sig om det. Alla motparter är inte likvärdiga och förtjänar inte samma respekt.

Det innebär inte nödvändigtvis att stämma motparten, utlösa en tvist eller gå till öppet krig när mycket står på spel. Men en anpassad respons kan mycket väl innebära att man till exempel underminerar motpartens förmåga att sätta sitt hot i verket, ser till att man har en egen plan B som utväg och förankrar och skaffar stöd hos de parter som är involverade och kan påverka utgången.

Stalltips:

1. Se alltid till att ha en plan B, en utväg, en exit, så att du inte kan hamna i en gisslanposition. (”BATNA”: Best Alternative to a Negotiated Agreement.)
2. Skaffa dig trumf på hand, dvs något som du kan hota med om det skulle behövas. Olika grader av konsekvenser eller åtgärder.
3. Påtala omgående brott mot oskrivna regler eller osanna fakta. (Dvs något av de 10 dragen.) Varna en gång för konsekvenser om det upprepas. Byt din win-win framtoning till en hotfull framtoning. Kontrollerad aggressivitet.
4. Om det upprepas, utlös konsekvensen. T ex att avbryta förhandlingen/mötet.
5. Efter en lämplig tid som markerar ditt allvar men ändå möjliggör en chans för motparten att ändra sig och få en andra chans till en fungerande affärsmässig relation, t ex 24 timmar, återkom. Återuppta förhandlingen.
6. Vid varje övertramp, upprepa. Öka graden på konsekvenserna.
7. Förankra i din organisation så att alla håller samma linje och du har stöd.
8. Trust but verify. Läs noga igenom mötesprotokoll och dokument. Dubbelkolla hänvisningar till paragrafer. Låt en jurist läsa avtalen.
9. Alla överenskommelser ska vara skriftliga.
10. Följ upp att avtalen efterlevs. Konsekvent.

Hur du hanterar en maktförhandlare

När du möter en maktförhandlare handlar allt om dina möjligheter och förmåga att stå emot aggressiva utspel. Det ligger i kloka människors natur att i det längsta vänta med att sätta hårt mot hårt. Man tror och hoppas på dialog, att motparten ska ta sitt förnuft till fånga och följa spelreglerna. Men maktförhandlare fungerar efter en annan logik, där den som hotar mest tar vad den kan och den som faller undan får nöja sig med de villkor som motparten medger. Det innebär helt enkelt att din motpart alltid kommer att sträva efter att diktera villkoren och kidnappa agendan. Förhandlingsvilja från din sida tolkas av en maktförhandlare som svaghet. Det är en öppen inbjudan till utpressning, hot och allt större ultimata krav.

Så det som vanligtvis är din styrka som win-win förhandlare blir din när du möter en maktförhandlare. Om du hanterar en maktförhandlare med respekt, förtroende och konstruktiva förslag som gynnar båda parter kommer du att göra din aggressiva motpart ännu starkare – och dig själv svagare.

Då undrar man varför kunniga, erfarna win-win förhandlare faller undan för en slugger? En orsak till win-win förhandlares svaghet i mötet med maktförhandlare beror på deras starka tilltro till spelregler, etik, heder och moral. De tror att motparten inte är beredd att utlösa stridsåtgärder och bränna broar. De utgår från att alla motparter ska bemötas på samma sätt, med respekt och konstruktiv dialog. Det är givetvis en bra inställning – men om du inte klarar av att göra undantag från den inställningen när det behövs riskerar du att få problem. Om du behandlar maktförhandlare som förtjänta av samma respekt som win-win förhandlare, så kommer du helt enkelt att stärka maktförhandlarens position och försvaga din egen.

Så win-win förhandlares ovilja att använda hot mot maktförhandlare ger maktförhandlaren utrymme att ytterligare stärka sin position och höja skadan för varje senare insats mot dem. Dilemmat som du som win-win förhandlare lätt hamnar i då är alltså att du avstår från maktspråk medan sådant ännu är möjligt, vilket leder till att du är oförmögen till maktspråk när det sedan blir nödvändigt. Du reagerar försent, väntar så länge att du har fått ett dåligt förhandlingsläge.

Att sitta i en utdragen maktförhandling gör att de flesta win-win förhandlare blir provocerade och reagerar emotionellt, blir upprörda och känner sig kränkta över det oacceptabla beteendet. De flesta tappar sitt fokus och sin förmåga till kylig logik. Blir handlingsförlamade och utmattade. Ordet ”stridstrött” brukar användas. Det är fullt förståeligt. Det är bara det att den känslan inte hjälper ett dugg. Tvärtom. Det enda som hjälper är att hålla huvudet kallt. ”Den första som visar känslor har förlorat”, för att citera en av de skickligaste förhandlarna jag träffat.

En maktförhandlare bryr sig helt enkelt inte om vad du tycker eller känner, eller vad som är sant eller hederligt. De har inga problem att gå över gränsen och använda hot och ultimatum. Och de vet dessutom av erfarenhet att deras aggressiva stil oftast är framgångsrik, att omvärlden backar och troligtvis kommer att finna sig i fullbordat faktum. Om inte på kort sikt, så på lång sikt. Kommer de att ändra sig, bli sansade och vettiga? Knappast. De kan camouflera sig – men ränderna går inte ur.

Så den viktiga frågan är: Kan du anpassa dig?

Välj dina krig.
Välj platsen för dina krig.
Välj tidpunkten för dina krig.
(Sun Tzu: The Art of War)

//Anne Neppare, Cognosis AB, 3 mars 2022