Få fram ditt budskap, glasklart, tydligt och övertygande! Gå till anmälan

Tips & Artiklar

Hur du avslöjar en dold agenda

Har du suttit i ett möte med en person, i en förhandling eller en intervju, och upptäckt senare att motparten hade en dold agenda eller mörkade något? Som uppenbarades när ni hade fattat beslutet, skrivit på avtalet eller börjat samarbeta? Då är du inte ensam. Livets hårda skola kallas det för… Tänk om det gick att upptäcka det i tid!

 Varje gång vi fattar ett beslut, går in i ett avtal, ett samarbete, upphandlar en tjänst eller en produkt eller anställer en person, är det ju det som vi riskerar. Att bli lurade. Och inte förstå det förrän det är försent, då vi kanske sitter i en gisslan-position.

Ändå så måste vi fatta beslut, våga lita på folk, tro att de kommer att leva upp till överenskommelsen. Annars skulle vi inte kunna bygga upp en organisation, driva ett projekt, upphandla tjänster eller syssla med affärsutveckling. Men helt klart ingår det i spelet att vi tar en risk i varje beslut vi tar.

Vi har olika sätt att hantera den situationen. En del sticker huvudet i sanden och kör. Andra sätter sig ner och listar allt som kan gå fel, och blir handlingsförlamade, beslutsoförmögna. Vill ha hängslen och livrem och ställer krav som gör det omöjligt att få ett vettigt avtal eller skyddar sig genom att använda psykologiska test, lögndetektorer och ”vattentäta” juridisk bindande avtal. Som ändå inte skyddar i slutänden.

Så hur gör man då? Den brutala sanningen är att det handlar om att kunna läsa en person eller en situation, och dra sig ur i tid.

Det bästa instrumentet är din magkänsla. Alltsedan tidernas begynnelse har det varit livsavgörande att snabbt kunna bedöma en annan person som närmar sig, och förstå om det är vän eller en fiende.

Här är 6 saker du bör reagera på, som är indikationer på att motparten har en dold agenda:

  1. Dimridåer. Du försöker få en klar bild av situationen och ställer frågor. Din motpart pratar mycket och verkar på ytan ge en mängd information. Men du känner att du inte får det hela att gå ihop. Du upptäcker att du sitter och känner dig förvirrad, okunnig eller dum, fast du inte är det. Det är han/hon som får dig att känna så. När du ställer kontrollfrågor får du svar som går så snabbt att du inte hänger med i kalkylen eller beskrivningen.
  2. Informationstorka. Det kan t ex vara så att ni blir ombedda att inkomma med en offert på ett komplext affärsupplägg. För att kunna göra det, behöver du förstå vad kunden egentligen behöver. Men den information du får är en kortfattad koncis beskrivning som nästan låter inrepeterad. Du bör överväga om det handlar om att de vill ha en kontrolloffert – och att ni ska utgöra pressen i den verkliga förhandlingen med en annan aktör.
    Det kan också vara så att du har en leverantör som inte vill ”gå in på detaljer och teknikaliteter i det här skedet”. Du bör överväga om de verkligen kan leverera – eller har som strategi att först vinna affären och sen hitta lösningen eller bemanningen.
  3. Skenmanöver. ”Red herring” som mina engelska kolleger säger. Motparten pratar mycket om något ovidkommande, lägger ut villospår eller fokuserar på något ofarligt på mötet för att få dig att missa det som brändes. T ex den punkt i avtalet de inte vill att du ska förstå den fulla innebörden av.
  4. Onaturligt tidsperspektiv. Du blir t ex erbjuden en tjänst. Det visar sig dock att du bara får 24 timmar på dig att fatta beslut. Eller ni diskuterar ett långsiktigt åtagande, men motparten kan bara skriva på för ett kvartal i taget pga ”juridiska restriktioner”.
  5. Sirap eller oljad blixt. Oväntat ”flow”. Det här är en känsla i mötet, eller i era diskussioner. Det kan antingen vara att det går extremt trögt, eller att det går alldeles för snabbt. T ex att ni ska ha ett möte, och du har knappt hunnit inleda innan motparten är framme vid ett beslut.
  6. Kroppsspråksförändring. De allra flesta människor gör en lätt förändring i sitt kroppsspråk när de mörkar något eller har en dold agenda. Det är dock inte så enkelt att det går att isolera en speciell gest eller en viss ögonriktning. Det handlar snarare om att man byter rytm i hela kroppsspråkssystemet när man går ifrån ett ”ofarligt” samtalsämne till något där man behöver vara på sin vakt. Och det är det skiftet du kommer att notera om du är uppmärksam. Så titta på motparten när han/hon svarar.

 Grunden är att känns det fel så är det fel. Om du har det minsta lilla frö av tvivel i magen, bör du lyssna. Dra i handbromsen, hitta ett alternativ eller drastiskt minska din riskexponering.

 

© COGNOSIS AB 2024

Staying ahead of the game in international negotiations

When you negotiate with customers, suppliers and partners from other cultures, you need to be able to read your counterpart and the gameplan, see the signals and understand the cultural implications.  And you need to practice using that knowledge on a safe arena, in realistic negotiation simulations, to really sharpen your negotiation skills.

On May 21-22 at Ulfsunda Slott in Stockholm you will get the opportunity to attend a 2-day intensive course in International Business Negotiations, led by prof. Cheryl DeBruine-Ashby, also teaching Negotiation at the MBA Programme at ESCP Business School in Madrid. The objective of this course is to add critical skills and techniques to your natural skills as a negotiator – to make you succeed on an international arena.

You will get:

  • techniques to help you master tactics, strategy and goal setting.
  • hands-on negotiation experience in realistic negotiation simulations.
  • insight about your profile as a negotiator, your strengths, challenges and feedback from an experienced international lecturer.
  • opportunity to exchange know-how with negotiators from different industries.

This course is for dealmakers, international Key Account Managers, Project Managers, Purchasers and Executives who want to sharpen their negotiation skills in a realistic and time-effective high-class seminar.

To sign up, go to our website International Business Negotiations – En kurs hos Cognosis.

Lecturer: Cheryl DeBruine-Ashby, head of international programs at Cognosis, has a B.A in International Relations from University of California and an MBA from Warwick Business School, UK. Cheryl also teaches in International Business Negotiations and  Business Communication in international MBA programs for the University of Southern California, Universidad de Carlos III de Madrid, ESADE, and ESCP Business School Europe.

Cheryl is a highly recommended lecturer, known for her business acumen, her inspiring way of teaching and her ability to engage her participants, regardless of role and level. Her key areas of expertise are:

  • International Business Negotiations
  • Working in Multicultural Environments: Cross cultural communication
  • High Level International Business Presentations (in English and Spanish)
  • Leading and Facilitating International Meetings
  • Project Management
  • Leadership Skills.

Cheryl´s assignments cover international training programmes for large international organisations in five continents, from top management and division managers to Key Account Managers, Specialists and Project Managers. Her client list includes organisations from a wide variety of industries and areas such as:

·         Airbus

·         Amadeus

·         Baker McKenzie

·         Banco de España

·         Bausch and Lomb

·         British Petroleum

·         British Telecom

·         Coca-Cola

·         Ernst and Young

·         European Central Bank
& European Systems of Central Banks

·         Gas Natural

·         Heineken

·         KPMG

·         Maxit

·         PricewaterhouseCoopers

·         Tetrapak

·         Warner Bros.

If you are interested in an inhouse, tailor-made seminar, do get in touch with us: info@cognosis.se.

//

Negotiauction

I mitt jobb som föreläsare är varje vecka en ny vecka, med nya situationer och möten med nya deltagare med nya utmaningar. Både när det gäller förhandlingsteknik, ledarskap och presentationsteknik, tre områden som är glödheta när saker och ting ställs på sin spets. Bland det roligaste jag vet är när jag får höra ifrån gamla kursdeltagare som behöver ett bollplank i en situation eller när det bränner till.

Som Kalle. Det roliga med Kalle är att han är en riktigt vass chef och förhandlare när det gäller hans profession (han är chef inom sjukvården), men när han ska köpa något privat – eller ännu värre sälja – är han helt förvirrad.

En vacker dag kom det ett mail från Kalle där det stod: ”Anne, jag behöver en konsultation. Omgående. Jag har ett dilemma, kan vi ses? Jag vill inte ta det på telefon.” Nu blev jag både mystifierad och lite orolig. Vi bokade en lunch.

”Kalle, låt höra, vad kan jag hjälpa dig med?” frågade jag.

Då säger Kalle: ”På kursen i Förhandlingsteknik gick vi igenom hur man ska lägga upp en förhandling för att landa där man vill, få bra överenskommelser och bra lösningar. Vi pratade om psykologin i en förhandling, win-win, synergieffekter och långsiktiga samarbeten. Det har fungerat alldeles klockrent i min ledningsgrupp och med andra enheter. Men nu är jag i en situation där det där med win-win inte fungerar. Jag känner det som att jag kommer att bli så blåst om jag kör på det.

Jag höll på att sätta kaffet i vrångstrupen. ”Vad i fridens dar har hänt? Har det dykt upp någon ny spelare på sjukhuset?” undrade jag.

”Nej, nej, det är inte det”, sa han otåligt. Så spände han blicken i mig och sa: ”Jag ska sälja min lägenhet! Och jag har fått en fråga från min mäklare som jag inte vet vad tusan jag ska svara på!”

”Aaaah”, sa jag. ”Då förstår jag. Ja, det är helt riktigt – när du ska sälja en lägenhet är det en helt annan spelplan. Win-win är det som helt klart är eftersträvansvärt när du förhandlar om resurser, prioriteringar och budget i din vanliga yrkesroll, som chef i din organisation. Eller i långsiktiga samarbetsavtal. På lägenhetsfronten gäller inte det, utan där är det en annan sorts spelplan. Den kallas för negotiauction – ett mellanting mellan auktion och förhandling. Ingredienserna är de här:

Det handlar om en engångsförhandling. Dvs inte ett långsiktigt samarbete.

Er relation är transaktionell. Ni har ingen relation utöver denna förhandling.

Inga synergieffekter finns med i bilden, inget framtida värdefullt ömsesidigt utbyte av tjänster eller know-how, inget ömsesidigt beroende.

Båda parter har som mål att landa så nära den andras smärtgräns som möjligt. Dvs ditt mål är att få så mycket betalt som möjligt, så du vill landa på det högsta pris som köparen är beredd att betala. Du blir alltså som mest nöjd om du landar på motpartens smärtgräns. Och köparens mål är att landa på din smärtgräns, dvs att betala så lite som möjligt och få objektet. ZOPA är smalt.

Det finns inte någon riktigt etablerad ”prislista” eller praxis att gå på eftersom det är en på många sätt unik affär och ett sällanköp. Man försöker därför hitta ett aktuellt marknadspris. Det man kan ha som referens/indikation är kvadratmeterpris och område, men det finns mycket annat som påverkar. Och där kommer psykologin i förhandlingen in. 

Här behöver du analysera din motpart. Som säljare försök att bedöma:

– Hur mycket är det värt för köparen – av olika skäl – att bo just där?
– Hur mycket kan köparen hosta upp? Finansieringsmöjligheter?
– Vad har de för andra alternativ om du säger nej?
– Vad jämför köparen med?

Och din köpare kommer att analysera dig och tänka så här:

– Hur mycket är det värt för säljaren, dig – av olika skäl – att sälja just nu?
– Vad har du för andra alternativ om de backar ur? Andra köpare?
– Vad jämför du med? Vad har du investerat? Har du lån?
– Vad kan jag få istället? Andra objekt på marknaden?
– Är det något speciellt som gör att det här är ett unikt tillfälle?
– Kommer jag att få igen min investering dvs hur stor är risken i affären?

Det viktigaste av allt: var ska du lägga ditt utgångsbud?

– Om du lägger det för lågt minskar du sannolikheten att få det bästa priset, dvs köparens smärtgräns.
– Om du lägger det för högt riskerar du att skrämma bort köparen, dvs gå förbi köparens smärtgräns.

Stalltipset är det här:

Spelteorin säger att det optimala är att ha två spekulanter. Målet är att få dem att tävla mot varandra och därmed sätta priset, dvs växelvis budgivning. Tvåan sätter priset, ettan köper. Det innebär att ni landar på aktuellt marknadspris. (Om det är för många spekulanter blir det ingen som slår till, alla avvaktar.)

Börja med en kontakt, ett personligt möte. Försök få svar på frågorna ovan. Presentera ditt objekt på rätt sätt för de två mest optimala köparna.

Håll en artig, respektfull ton. Och klargör spelreglerna – ni kommer att ha budgivning för att hitta rätt pris, för båda parter.

Skapa en känsla av press på köparna ”Fear of Loss”. Låt dem tävla mot varandra. Dvs om man inte slår till, riskerar man att förlora objektet. Se till att ha initiativet i affären.

Kom ihåg att inte dra det för långt, slå till i tid. Om du drar ”auktionen/budgivningen” för långt svalnar intresset och du riskerar att tappa köparen. Uppvägs det av sannolikheten att få bättre bud av en annan köpare? Ha is i magen! Om inte, slå till.

Kalle hade lyssnat uppmärksamt fram till nu.

”Men det är så här det är”, säger han. ”Jag hade först tänkt att sälja min lägenhet, men så ångrade jag mig innan visningen. Men sen ringde mäklaren upp mig och sa att han hade en köpare, som var jätteintresserad. Jag svarade att jag inte ville sälja.”

Kalle tog en klunk kaffe, och fortsatte sen: ”I förrgår ringde mäklaren upp igen. Mäklaren sa att köparen verkligen var intresserad, och hade bett att han skulle fråga vilket pris jag skulle ha för att kunna tänka mig att sälja ändå. Och det är det jag inte vet vad jag ska svara på.”

Kalle tittade villrådigt på mig och tystnade.

”Aha, oj, det var inte illa,” sa jag. “Det låter som om du har en enda köpare som är ganska unik. Så ditt utgångsbud kommer med stor sannolikhet vara ditt slutbud och du behöver gissa dig till motpartens smärtgräns utan hjälp från en annan budgivare. Okej, den första frågan är ju om du kan du tänka dig att sälja om du skulle få väldigt bra betalt?”

Kalle tittade mig stint i ögonen och nickade sen långsamt.

”Okej, då behöver du hitta en referenspunkt som gör att du kan säga ett pris som är så högt det kan bli utan att vara ett skämt, ett skambud. Du måste kunna motivera det. Ha en ”story behind the bid”, som min professor i förhandlingsteknik sa. Vad sägs om att jämföra med kvadratmeterpriset på det mest attraktiva området i regionen? Fast din lägenhet inte ligger där?”

Då drack Kalle lite mera kaffe och började tänka. Sen skildes vi åt och Kalle vandrade hemåt.

Vill ni veta hur det gick? I could tell you but I would have to kill you afterwards. Fast jag kan säga att Kalle var på mycket gott humör när han hörde av sig veckan därpå. Och nu letar han lägenhet. Och använder spelteorin från andra hållet…

© Anne Neppare, Cognosis

Stating your Position in a Negotiation

Agreeing and disagreeing

In a negotiation it’s important to be able to state your position, act with confidence and show clearly whether you agree or disagree with your counterparts. It’s also important to show how strong that agreement or disagreement is.  And it’s also an advantage to be able to recognise the signals the counterparts are sending out to you.

Here’s an internal negotiation between the international Sales Managers John, Eva and Hans. They are sending signals to each other, that many non-native speakers would not understand – or be able to use. Let´s decode them for you! Look at the underlined phrases to see how they agree or disagree with each other and send those signals.

John: Right, the next point on our agenda is the arrangements for the Trade Fair in London. How big should our stand be and how many of the Sales Department are needed to man it?

Eva: We don’t want to make the same mistake as last year and have more staff than potential customers, do we?

Hans: I don’t see it that way. We need the possibility to deal with several people at once.

Eva: Yes, but on the other hand we have to think of the costs.

John: I tend to agree with you there Eva. How many were we last year?

Hans: Ten I think – but I can’t help feeling we need about the same number again.

John: I can see your point of view but remember it’s proposed we’ll have a slightly smaller stand this year.

Hans: How big?

Eva: I suggested fifty square metres rather than seventy.

Hans: No way!  That’s much too small.

John: I’m afraid we’ve got to cut costs.

Hans: I accept that but isn’t this false economy.

Eva: No, I don’t think so. Actually we’ve got to save 10% on this year’s budget.

John: Absolutely. That’s right. I’m sorry.

HansWell, I have reservations about this approach but it seems I have to go along with it.

Eva: Look, I share your concerns but that’s the position.

John: And in principle I agree with you too. Perhaps we can change it back next year.

Hans: Ok. I’m not totally convinced but I’ll go along with the decision.

If you analyse the language the three people used you can see that they expressed their agreement at different levels.

Occasionally they showed strong agreement or disagreement:

“No way!” “Absolutely” “That’s right”. Sometimes it’s necessary to be firm and very direct – if you feel strongly about an issue. Or you may know the other people very well and do not need to be too polite.

At other times the agreement or disagreement was more neutral:

“I don’t see it that way” “But on the other hand” “I’m afraid” “I don’t think so”. This more neutral approach allows for a pragmatic discussion without strong feelings being shown or causing offence.

And sometimes the agreement or disagreement was mild:

“I tend to agree with” “I can’t help feeling” “I can see your point of view”, “I accept that but”…, ”I have reservations about…,”I share your concerns”, “In principle I agree with you”, “I’m not totally convinced”, “I’ll go along with the decision”.

This kind of expression is used when you think someone’s feelings may be hurt or when you don’t feel very strongly about the question under discussion.

Eva and Hans also used “red light” signals to warn the listener that some negative information was coming next: Actually” and “Well” act like this.  Some other examples are: – “In fact” “To be honest” “With respect” and “Frankly speaking.”

 Giving a clear indication of the strength of your opinions helps your counterpart understand your position more clearly. You should also get used to listening carefully to the language they use too. It helps you to put yourself in your counterpart´s shoes and understand what they see as important for themselves.

Test

Decide whether the following statements are agreement or disagreement and then whether they are strong, neutral or mild. Remember that in reality tone of voice and the relationship between people can influence this.

  1. I disagree entirely.
  2. I accept that.
  3. That’s for sure.
  4. I’ve got a different opinion.
  5. I completely agree.
  6. I’m not sure about that.
  7. I don’t think so.
  8. I agree with you there.
  9. Are you kidding?
  10. I tend to agree.

1 2 3 13