When you are in a hole, stop digging.

Vi satt i ett möte med en leverantör, och vi var inte glada. Vi hade påtalat en avvikelse flera gånger, utan att få leverantören att vidta åtgärder. I vanliga fall var det en lättsam ton i våra diskussioner, men nu hade vi en helt annan ton. Jag var irriterad och sa rakt på sak att jag förväntade mig en seriös respons om vi skulle fortsätta vårt samarbete. Då satte han kaffet i vrångstrupen, skrattade till lite och sa: ”Oj, det var en oväntat hård ton.” Det blev en paus, och eftersom min släkts finska gener gör att jag är helt hemtam med tystnad, blev den lång. Leendet dog ut i hans ansikte. Sen sa han med ett helt annat tonfall: ”Låt mig förklara och se vad vi kan göra. Jag är helt övertygad om att vi kommer att hitta en bra lösning.”

Han ändrade tonart, slutade abrupt med sin skämtsamma kompisstil, och blev allvarlig. Den förändringen gjorde att jag lugnade mig och tänkte att jag skulle ge honom en sista chans. Han följde upp det med ett förslag som visade att han verkligen gjorde en ansträngning för att vi skulle bli nöjda.

Det skiftet i attityd, tillsammans med ett seriöst förslag, gjorde att vi kom överens. Efter några minuter återgick vi till vår vanliga lättsamma jargong och var nog båda glada att det löste sig.

Idag, många år senare, efter att ha studerat tusentals förhandlings-simuleringar, förstår jag precis vad som hände under de minuterna. När allting står och balanserar på en knivsegg, och två parter under några skälvande sekunder tar ett beslut: Gå varandra till mötes och mäkla fred, eller stå på sig. Om man väljer det senare, leder det med stor sannolikhet till att man gräver ner sig i en skyttegrav. Nästa steg är att någon av parterna vidtar någon form av stridsåtgärd och därmed förklarar krig. Med flit eller av misstag.

Det som händer i en när man själv sitter i en sån situation är att det blixtsnabbt far runt olika saker inom en, fortare än man hinner tänka.

• Det viktiga är att vi behåller en god relation.
• Så tusan jag tänker vika mig!
• Men herregud, det är ju en bagatell i det stora hela. Jag går med på det.
• Om de kör över oss nu, tar det aldrig slut. Vi måste stå på oss.
• Vi måste tänka på alla andra avtal vi har ihop. Och pågående projekt.
• Går jag med på det här blir det en dålig affär för vår del.
• Jag vill inte att det ska bli dålig stämning – jag går med på det.
• Den där idioten tänker jag inte sitta här och lyssna på!
• Vi måste ha den här affären. Vi får gå halva vägen var.
• Jag har rätt. Jag vet att jag har rätt!

Det blir tyst några sekunder – och så handlar man ofta på instinkt vid nästa drag, fredstrevare eller angrepp. Alla förhandlingar har ett sånt ögonblick, där det står och väger. Vad som yttras efter den pausen är helt avgörande. Och det är svårt att ta tillbaka ett angrepp – om man inte har förberett en snygg reträtt. Som jag idag skulle tro att vår leverantör hade gjort.

Jag vet nu, efter att ha jobbat hela mitt yrkesliv med förhandlare i många olika branscher och yrkesroller, att alla som är skickliga har de här ”rösterna” inom sig, med olika infallsvinklar och olika temperament. Det är precis som att ha Kofi Annan i huvudet, som sen byts ut mot en Terminator, för att sen lämna plats för en Trump – eller en Obama. Eller en Boris.

Och nu tänker du: ”Ja, det är ju inte bara när man förhandlar som man är med om det där. Så känner jag varenda gång min tonåring försover sig till provet/skolkar från skolan/bråkar med sin lillebror. En del av mig har lust att drämma näven i bordet, men så hejdar jag mig, andas djupt och inser att jag måste försöka nå fram till den där delen av tonåringen som bara är skoltrött och rädd att misslyckas och få skäll. Jag tar det lugnt.”

Javisst, så är det. Och när man väl har insett att man har en ”kör” av olika röster i huvudet, och blir medveten om vad de säger, förstår man hur mycket de påverkar en. Och vilken styrka man kan få om man lyssnar på rätt inre röst.

Tre goda råd från min kloka kollega John:

1. Ta en time-out, sansa dig och tänka efter innan du agerar.
2. Lyssna efter vad det är för olika röster och sinnesstämningar som rusar runt i dig. Acceptera att de alla finns där. Både den förorättade rösten och den som vill jämka och tro alla om gott. Den baksluga rösten och den hederliga rösten. Alla kan hjälpa dig i någon situation.
3. Ta sen ett medvetet beslut om vad du tänker göra och säga.

John sammanfattar det med sina ”3A”:

• Awareness
• Acceptance
• Appropriate action

Det viktiga är att du medvetet styr över det du gör och säger – att du inte blir “kidnappad” eller övermannad av den inre kören, som får dig att säga och göra saker du sen ångrar. Varken som förhandlare, som KAM eller som inköpare. Eller som chef, kollega, förälder eller familjemedlem.

En annan kollega, Tony, har ett helt underbart uttryck, som jag gillar skarpt,  lite brutalare fast med glimten i ögat: ”When you´re in a hole, stop digging.”

Om du är nyfiken på att utforska dina egna röster och förstå mera om psykologin bakom våra drivkrafter, styrkor, hinder, möjligheter och hot, är du välkommen till vårt seminarium om Praktisk Psykologi, ”Personlig SWOT” på Ekerö den 14-15 maj. Klicka här om du vill läsa mer: Personlig SWOT.Vi utlovar många aha-upplevelser och stor energipåfylllning. Jag hoppas vi ses!

//Anne Neppare, Cognosis