Hur du undviker att bli blåst i en förhandling

Den här veckan är jag inbjuden till ett nätverk av företagsledare och chefer på ledningsnivå för att hålla ett seminarium om förhandlingsteknik. Ett glödhett ämne med tanke på nuläget med ändrade leveranskedjor, oljebrist, kommande lönerörelse och partiernas samarbetsinviter inför det kommande valet. För att inte nämna världsekonomin, internationell handel och politik, som påverkar oss alla på alla plan.

Förmågan att ta kontroll över situationen

Förmågan att förhandla är förmågan att ta kontroll över den värld du lever i, på den nivå du är, där du verkar. Givetvis i rena affärsförhandlingar; priser, leveransvillkor och garantier. Men lika mycket när det gäller att ta strategiska beslut om riskexponering, överlevnadsförmåga, intäkter och marginaler på ledningsnivå. I ett företag eller i en organisation, i näringslivet, på jobbet – och utanför jobbet. Att lära ut den förmågan är mitt jobb. Jag har utbildat och jobbat med 1000-tals förhandlare från alla möjliga branscher, roller och länder under drygt 30 år, och jag blir bara mer och mer fascinerad av det jag sysslar med.

Det behövs kloka, kunniga och tränade  människor vid förhandlingsbordet

Det finns många myter när det gäller förhandling. Som inte stämmer i verkligheten. Och det finns en hel del ”experter”. Med stort ego. Och enbart sin egen agenda i fokus. I bästa fall blir de genomskådade i sin egen organisation och utrangerade. I värsta fall klättrar de till en maktposition. Och när de har ställt till med tillräckligt stor skada, skyller de på omständigheterna och drar vidare.

Men majoriteten av de jag har träffat under mitt yrkesliv har varit vettiga, kloka och kunniga, och helt enkelt velat lära sig hur man ska göra för att platsa vid bordet, agera professionellt, känna sig säker och ha kontroll på situationen. Och hur man ska agera för att inte bli överkörd, blåst eller utsatt för maktförhandling. Kunna komma ur – eller ännu hellre inte hamna i – en hopplös sits. Underläge, eller maktassymmetri, som det kallas. Det är de människorna jag verkligen uppskattar att få jobba med. Att vässa de kloka och kunniga och få dem att bli skickliga förhandlare är det som är min motivation och drivkraft, får jag ju bara erkänna. Och få dem att inse när win-win, ofta deras naturliga förhandlingsstil, inte fungerar.

Inse vad som rör sig under ytan

I mitt jobb får man automatiskt indikationer på vad som rör sig i näringslivet, och hur förhandlingsklimatet är. Det senaste året har en speciell fråga kommit upp på agendan i allt flera situationer och seminarier. Vad gör man när man är i beroendeställning av sin motpart och de plötsligt skickar över sina nya villkor? “Som en information” – och vi tvingas skriva på innan de går vidare i processen? Sen i nästa steg kommer de med orimliga krav på prishöjningar/prissänkningar? Och motiverar det med att “enligt våra undersökningar har ni för höga/låga priser”? Och vi får inte till ett möte, de svarar inte ens på våra mail?

Förstå vad det handlar om

För det första: se världen som den är. Var realist. Här är det solklara indikationer på att ert förhandlingsklimat rör sig bort från långsiktiga, stabila affärsrelationer och win-win – dvs att ha ett gemensamt övergripande mål som handlar om ömsesidig vinning, samarbete, marknadsstyrka och synergieffekter. Det här håller på att blåsa upp till oväder. Dvs maktförhandling. Se tecknen. De är i blixtbelysning i just den här situationen:

• Fait accomplit. ”Information om våra reviderade villkor.” Ni ställs inför fullbordat faktum. Istället för att bli inbjudna till ett möte, en diskussion eller en förhandling.
• Skambud. I en förhandling brukar man ha ett utgångsbud som är optimistiskt tilltaget – kanske ca 5-20 % över/under vad man hoppas landa på, i Sverige. I andra kulturer kan det vara helt andra nivåer. Men om man kommer med ett utgångsbud som ligger mer än 60% från det som anses som marknadsmässigt eller ”normalt” är det ett skambud. I Sverige.
• Hot. Uttalat eller underförstått. ”Innan vi är beredda att ta ett möte vill vi säkerställa att ni är informerade om och accepterar våra reviderade villkor.” ”Om ni inte…, så kommer vi att…”.
• Ett aggressivt/avståndstagande klimat – på personlig nivå. I en win-win förhandling kan buden vara tuffa, men man har en respektfull ton. Skiljer på sak och person. Kan umgås efter förhandlingen, visar normal hyfs.
• Vinklad/påhittad information och fakta som inte kan kontrolleras. ”Enligt våra undersökningar har ni för höga/låga priser”.

När ett enskilt tecken dyker upp, kan det bero på stress eller ohyfs. Att man inte vet hur man beter sig i en förhandling, eller i en annan kultur. När fem tecken dyker upp är det en ny affärsstrategi. Ny världsordning. Eller någon som har fått ett jobb som inte borde ha fått det och nu sitter vid rodret. Oavsett varför, måste du agera på det du ser.

Att förhandla ur underläge är att tigga om stryk

För det andra: se till att komma ur beroendeställningen. Att ha en motpart som använder sin styrkeposition för att diktera villkoren och ändra spelplanen innebär en eskalerande situation som förr eller senare blir ohållbar. Du måste skaffa dig ett alternativ. En utväg. En plan B, helt enkelt. Det kallas för BATNA inom förhandlingsteknik, och står för Best Alternative To a Negotiated Agreement. Dvs vad du gör om din motpart går över gränsen. Om er förhandling, som började som en diskussion, börjar glida över mot en allt mer hetsig debatt, där ni intar låsta positioner. Om er största kund, viktigaste leverantör, samarbetspartner eller kollega i ledningsgruppen kör över dig/er utan att du inser vad som är på gång, förrän det är för sent. Och du ställs inför fullbordat faktum. Fait accomplit. Eller om motparten drar det ultimata kortet: ett existentiellt hot. Uttalar orden ”Om ni inte… så kommer vi att…”. Inse att då handlar det inte om win-win, att hitta en optimal lösning där alla parter samarbetar för skapa möjligheter att lösa problem och skapa välstånd och lönsamhet. Det handlar om maktförhandling.

Om du inte är förberedd, om du inte har en plan B, har du i praktiken två alternativ: falla undan och gå med på villkoren. Eller ta en strid du inte är beredd på. I underläge.

Agera på det du ser

För det tredje: Agera. Medan ni fortfarande har styrfart och muskler. Ekonomiskt, strategisk, förtroendekapital, allianser. Inse att om ni accepterar villkoren, eller går den här motparten till mötes för att ”visa god vilja”, kommer det att ses som tecken på svaghet. Och nästa steg blir ännu mer aggressiva krav och bud.

Verka men inte synas

För det fjärde: Flyg under radarn. Räkna med att den här motparten kommer att försöka bevara sin maktposition med alla till buds stående medel – inklusive att hindra/underminera er alternativa plan. T ex genom att köpa upp en annan aktör på marknaden.

Se till att motparten behåller ansiktet

För det femte: Se till att motparten behåller ansiktet. Under och efter era förhandlingar. Annars kommer du att få en personlig fiende, som är beredd att ignorera gällande normer och spelregler. Vilket du inte vill ha i din bransch. Agera professionellt och sakligt. Låt inte din frustration synas utåt. Använd sakskäl.

Där fick du veckans föreläsning. Jag hoppas du har nytta av den.

Att veta vad man ska göra – och kunna göra det

Till sist – det är skillnad på att veta vad man ska göra, och veta hur man ska göra det – och faktisk kunna göra det. I skidåkning, golf och förhandling. Om du vill träna upp ditt ”vad och hur” och få personlig feedback och coaching från en erfaren tränare, hör av dig till oss. Det är det vi är specialister på. (Fast inte inom skidåkning och golf då…)

// Copyright Anne Neppare, Cognosis AB