Tips & Artiklar

Jag var och hälsade på en god vän i Madrid, vi promenerade i en bergsby utanför stan en varm höstdag. Vi pratade om allt möjligt, vad som har hänt sen vi sågs sist, läget i Spanien, i Sverige, hur det var med gemensamma vänner. Så blev han plötsligt tyst. En sån där tystnad när man förstår att man ska vänta och inte börja prata själv.

Så säger han: ”Resiliens är nyckeln till allt. Förmågan att komma igen, återhämta sig vid motgångar och bakslag.” Och så blir han tyst igen. Vi går några minuter. ”Och det är just det jag inte har. Men desperat behöver. När man en dag ramlar ner i ett svart hål och allt verkar övermäktigt. Låneräntan rusar, ekonomin är pressad, varmvattenberedaren går sönder och taket börjar läcka samtidigt. Och livet känns meningslöst. Och man vet inte vad man ska ta sig till. Har det hänt dig någon gång?” frågade han.

Det här var en ovanlig situation, i vanliga fall är det tvärtom – att det är jag som får goda råd av honom. Jag förstod att han var plågad och mådde dåligt på allvar bakom den glättiga ytan. Här gällde det att vara varsam och gå försiktigt fram. Inte komma med klämkäcka tillrop om att gaska upp sig. Jag tänkte efter någon minut och kom ihåg den viktigaste regeln: ”Börja där den andra befinner sig.”

Så jag sa: ”Absolut. Jag har varit i det där svarta hålet. Och när man är där blir man helt handlingsförlamad. Innesluten i sig själv. Slutar prata. Och sjunker djupare och djupare.”

Efter några långa minuter sa han: ”Ja.” Sen blev det tyst igen. Och jag hade vett att låta det vara tyst. Länge.

”Det här är märkligt”, sa han när han väl började prata igen. ”Jag har hela mitt liv föreläst om kommunikation och psykologi över hela världen, har lätt att uttrycka mig, är tränad att mentalisera, sätta ord på känslor och reaktioner, är en erfaren coach och har en djup kunskap inom mitt område. Och nu har jag inga ord, mina tankar är som flugor som surrar runt utan mål och jag kan inte sova, har ont i leder och magen och överallt.” Och så tittade han på mig med ögon som svarta brunnar.

”Jag vet”, sa jag. ”Bara att du säger det högt är ett gott tecken. Det låter som att du har nått botten på det där djupa hålet. När man väl är där så kommer det att vända.” Jag förstod att precis nu var han i ett läge där han började kunna få kraft att ta sig upp igen. Och då är det regel nummer två som gäller: Ge inte råd. Ställ frågor. Hjälp till självhjälp. Så jag frågade försiktigt: ”Vad är värst?”

Och så började vi prata om saker vi aldrig hade berört tidigare, och fortsatte till långt in på natten. Jag ställde frågor, lyssnade, delade med mig av egna upplevelser. Jag visste att i det här läget går det inte att komma med lösningar – jag måste vänta tills han är redo att själv kunna sätta ord på vad han behöver göra. Hitta sin egen viljestyrka. Till slut, sent på natten, vågar jag äntligen tillämpa regel nummer 3: Få honom att sätta ord på sin egen målbild. Så jag ställde frågan: ”Hur skulle du vilja att det var? Hur skulle det vara för att du skulle må bra och vara nöjd med livet?”

Och då var det som att han vaknade upp ur en mardröm, han tittade på mig med en helt ny energi och log lite svagt. Sen sa han: ”Jag måste lösa mina ekonomiska problem. Jag ska leta efter en hyresgäst till min gäststuga. Och jag ska ringa min kontakt och säga att jag är intresserad av rollen som ordförande som jag fick frågan om. Om de fortfarande vill ha mig. Och så ska jag ringa rörmokaren imorgon och sen fråga om min granne har tips på någon som kan fixa taket.” Sen tog han fram papper och penna och började skriva en lista.

Och så sa han: ”Resiliens är nyckeln till allt. Att kunna ta sig upp ur det svarta hålet. När det känns som att man är i en glasburk full med skit och tankarna är som flugor som surrar runt runt djupt ner i den där glasburken. Det som ingen annan kan förbereda en på, som man bara drabbas av. Jag tror att du har hjälpt mig att skruva av locket på skitburken, Anne!”

Dagen därpå var han full av energi och började steg för steg göra det han hade skrivit på sin lista medan jag sov. Ett år senare har han renoverat sin gäststuga, har en permanent hyresgäst som är en världsberömd fotomodell och betalar en astronomisk hyra som mer än väl har räckt till en ny varmvattenberedare och ett nytt tak. Och min gode vän är nu styrelseordförande för en ideell organisation och älskar sitt jobb. Det får mig att le.

//Anne Neppare

Hur du snabbt läser av andra

och anpassar din kommunikationsstil och dina argument rätt

Att snabbt kunna läsa av en annan person är helt avgörande i en förhandling. Men inte bara där – i alla möten har du en klar fördel av att förstå hur du ska lägga fram saker för att få din kollega, medarbetare, chef eller kund med på noterna. De tecken du ska leta efter är två faktorer som visar vilken frekvens du ska lägga dig på, vilka argument du ska använda och hur du ska lägga upp det hela.

Den första faktorn märker du inom några minuter, bara du är uppmärksam och lyhörd. Den handlar om hur den du pratar med naturligt förhåller sig i sin relation med dig. Det är lite som mental tango – ställ dig frågan: ”Är detta en person som vill följa eller föra?”

En person som ”följer” känner du igen på att han/hon:

• Har en mycket god ögonkontakt med dig
• Har ett öppet, intresserat ansiktsuttryck
• Är lyhörd, vänlig, hänsynsfull, börjar med ”social smalltalk”
• Frågar hellre än påstår
• Väntar in dig, är lugn, låter dig ta stafettpinnen

En person som ”för” känner du igen på att han/hon:

• Har en hög energi, har lite bråttom
• Rätt snabbt går in på sakfrågan
• Har en klar åsikt
• Tar upp hur han/hon ser på saken, påstår, argumenterar
• Tar tag i agendan, tar stafettpinnen.

Tänk dig en linje, där du kan ”mappa in” den du pratar med antingen i ena ytterkanten, mot vänster eller höger eller lite mera mot mitten:

Följer —————————————— För

Den andra faktorn kommer du att behöva lite tid för att känna av. Du måste diskutera något med honom/henne, närma dig sakfrågan. Den handlar om hur den du pratar med naturligt tar in information och kommer fram till beslut. Ställ dig frågan: ”Är detta en person som går på fakta eller magkänsla?”

En person som går på fakta känner du igen på att han/hon:

• Är ganska neutral i sitt kroppsspråk när ni kommer in på sakfrågan. Vänder bort blicken, mot papper eller annat.
• Frågar efter siffror, underlag, källa, evidens, historik.
• Validerar, ifrågasätter din idé.
• Tar upp vad som kan gå fel, risker, svaga punkter.
• Vill ha betänketid.

En person som går på magkänsla känner du igen på att han/hon:

• Inleder gärna med en fika, för att abrupt byta till sin yrkesroll, och ta upp sakfrågan.
• Lyssnar några minuter, avbryter dig sen med en kontrollfråga eller annan infallsvinkel.
• Vill se helheten, visionen, idén, slutmålet, de stora dragen.
• Tänker fort, pratar fort, bidrar med egna idéer, lätt ostrukturerat.
• Snabbt fattar beslut, bestämmer sig om han/hon är för eller emot, gillar eller ogillar din idé – och dig…

Tänk dig en linje, där du kan ”mappa in” den du pratar med antingen i ena ytterkanten eller lite mera mot mitten, på en vertikal linje:

Fakta

I

I

I

I

I

I

Magkänsla

Ta nu och kombinera de två axlarna, och du har med stor säkerhet fått fram vilken frekvens, vilken kommunikationsstil, du ska ha för att få honom/henna att lyssna på dig och hålla med om det du säger. Du kan mappa in fyra olika arketyper:

• Analytiker
• Relationsorienterad
• Målinriktad
• Visionär

Och nu vet du bra mycket bättre hur du ska agera när du lägger fram förslag för honom/henne:

Analytiker (faktabaserad, följer):     

Håll dig till fakta

Ha en agenda

Ge betänketid

Agera professionellt.

Målinriktad (faktabaserad, driver):    

Kom till saken fort

Ge snabba, raka svar

Följ hans/hennes agenda

Agera följsamt.

Relationsorienterad (faktabaserad, följer):

Social smalltalk!

Följ deras logik

Garantera att det blir bra

Agera personligt.

Visionär (faktabaserad, driver):   

Fokusera på helheten, målet

Respondera på deras idèer

Ha hög energi

Agera med säkerhet.

Kan du mappa in din kollega eller chef här? Din kund? Din närmaste medarbetare? Då har du börjat använda verktyget! Då är nästa steg att fundera igenom ditt upplägg innan nästa möte med honom/henne!

Om du vill lära dig mera om hur du ska läsa av människor, och träna dig att kommunicera, förhandla och presentera, är du välkommen till våra öppna kurser på Ulfsunda Slott. Oavsett vilken kurs du väljer, kommer du att bli tränad av skickliga och tuffa kursledare med glimten i ögat och målet att lyfta dig maximalt!

Givetvis kan vi genomföra våra kurser som en företagsanpassad utbildning, både på svenska och engelska.

Övning ger färdighet… Lycka till!

© COGNOSIS AB

Den här sommaren gjorde jag en alldeles speciell resa. Anledningen var att jag under våren hade fått veta att Frank, den person jag byggde upp Cognosis tillsammans med när vi startade för 30 år sen, hade blivit sjuk. Fått lungcancer. Jag förstod mellan raderna i våra sms att det var illa. Och jag kastades tillbaka i tiden till när vi träffades första gången. Då jag ännu inte hade en aning om vad han skulle komma att betyda i mitt liv.

Så här var det: Jag var 29 år, jobbade på Microsoft, trivdes fint i IT-branschen och såg framför mig en lång spännande yrkeskarriär där. Jag hade en rolig vänkrets och väntade mitt första barn. Så ordnade min bästa kompis en nyårsfest i sin paradlägenhet på Östermalm, ett 40-tal personer var inbjudna, det var långbord, god mat och dryck och musik. Stämningen var hög, det var mycket skratt, bubbel och vild dans. Jag var helt klart med på allt – utom bubbel och vild dans. Till slut tänkte jag att jag skulle dra mig undan lite fint och siktade på en bekväm fåtölj. Nästan framme upptäcker jag att en annan person verkade ha samma tanke. Vi tittade på varandra och skrattade lite. Sen sa han: ”Would you mind if I get another chair and join you? My name is Frank, Frank Hilton. Can I get you something to drink?”

Han visade sig jobba som föreläsare på ett välkänt internationellt utbildningsföretag, reste jorden runt i jobbet, var rådgivare till IAEA och hade varit inbjuden till World Economic Forum i Davos. Han var specialist inom International Business Negotiations and International Presentations. Det syntes lång väg att han älskade sitt jobb. Jag var helt fängslad. Och så frågade han: ”And what do you do?” Och när jag hörde mig själv berätta om produktlanseringar och betaversioner kändes plötsligt mitt jobb inte alls speciellt spännande längre…

Frank tittade på mig och sa: ”Anne, with your amazing background, you should come work with us. You are a perfect match. Let me arrange a meeting with my boss next week.” Och jag tänkte att det kunde ju inte skada.

Så nästa vecka gick jag med stor förväntan till mötet med deras vd – och möttes av en knarrig man som var totalt okarismatisk och dessvärre också totalt ointresserad av mig. Vilket han inte dolde.

Senare samma vecka ringer Frank och frågar hur mötet hade gått. Jag sa som det var – hans chef var inte speciellt imponerad av min bakgrund, och att jag ju inte varit speciellt imponerad av honom heller för den delen. Och så säger jag spontant:

”Så synd, det du beskrev var ju bara mitt drömjobb! Och jag hade verkligen velat jobba med dig!” Så skrattar jag till och säger:” We should start a company together!” På skämt, givetvis. Jag såg inte mig själv som någon entreprenör, det är sånt som andra gör.

Då blir det tyst i luren. Och så säger han: ”OK, I´m in. When do we start?”

Då började ett samtal och ett samarbete som skulle komma att pågå under många många år. Frank kom att bli min mentor, en fantastisk kollega och inspiration och en mycket nära vän. Vi fick uppdrag i Europa, Asien och USA, reste från Hongkong till Berlin, Barcelona och Kiruna, vi byggde upp ett team av internationella toppföreläsare, vi jobbade ihop, utvecklade kurser och förhandlings-case tillsammans och jobbade med ett gäng som blev nära vänner och coacher för varandra. I år är det 30 år sen den drömmen startade.

När jag nu läste hans sms kom alla minnen tillbaka. Jag tänkte att det han hade drömt om kanske inte skulle hända. Det skulle kanske inte bli någon vingård i Frankrike. Det gick som en stöt genom kroppen när jag insåg hur mycket han hade betytt för mig, att han faktiskt kom att ändra mitt liv. Att det var tack vare Frank jag kom att göra det jag gör. Inget av det skulle ha hänt utan honom.

Jag önskade att jag hade sagt det till honom.

Och jag bestämmer mig att jag måste träffa Frank. Säga det. Det är inte läge att hålla igen eller vara rädd för att visa sig för känslosam. Inte läge att hålla masken och vara reserverat svensk.

Så jag bokar flyg till London. Hela ditresan sitter jag försjunken i alla upplevelser och minnen, skrattar till ibland för mig själv och blir så innerligt tacksam för allt jag fått vara med om. Det blir en inre resa som rör upp många tankar och känslor.

När jag kommer fram möter hans fina fru, Janet, mig med bilen, och jag frågar lite försiktigt hur det egentligen är med Frank. Jag förstår att det är mycket värre än Frank hade skrivit. Hon säger: ”Bli inte rädd när du ser honom, han har gått ner ganska mycket i vikt och fått tung medicinering. Men idag ville han sitta upp i soffan när du skulle komma.”

Jag gaskar upp mig när vi kommer fram till deras hus, kliver in i vardagsrummet och säger: ”Frank, long time no see.” Och han tittar på mig och lyser upp.

Sen satt vi och pratade i fem timmar. Om allt vi hade varit med om, alla resor och uppdrag, roliga och tokiga saker som hade hänt. Vi skrattade och skakade på huvudet, pratade om gemensamma vänner och allt som föll oss in. Janet såg på oss och log, flikade in saker, berättade och lyssnade. Det blev en ljus dag full av glädje.

Så blev det dags att avrunda. Jag tittade på Janet och säger att jag ska bege mig, och hon säger att hon ska gå och köra fram bilen. Så blir Frank och jag ensamma, och jag tittar honom allvarligt rakt i ögonen, och ska precis till att säga det jag kom för att säga. Då säger han: ”I know Anne, I know”. Men jag säger det ändå. Jag ville att han skulle höra det. Och jag säger: ”Stay with me Frank. I need you in my world a little bit longer.”

I bilen pratar Janet och jag, och jag säger lite oroligt att jag hoppas att jag inte har tröttat ut Frank för mycket. Janet säger: ”You lit him up, Anne. I have not seen him in such a good mood for many months. I saw a glimpse of his old self.”

På min födelsedag, två månader senare, fick jag ett sms från Frank. ”Happy Birthday! Yesterday we had dinner at a restaurant for the first time for a long long time. I am hanging in for a while yet.”

Jag tänkte att jag var så oändligt glad att jag gjorde den där resan. Att jag sa det. Och att jag hädanefter tänker säga till människor i mitt liv vad jag uppskattar hos dem och vad de betyder för mig. På en gång.

//Anne Neppare, Cognosis

För en tid sedan jobbade vi med ett stort uppdrag för ett företag i IT-branschen. Uppdraget var att utveckla en specialanpassad utbildning i förhandlingsteknik, där samtliga i företaget som ansvarade för att förhandla fram avtal skulle delta. Oavsett om det gällde förhandlingar med kunder, leverantörer eller internt. Alla påverkade resultatet, resonerade vd:n.

När vi jobbar med företagsinterna utbildningar utvecklar vi alltid förhandlings-case, som bygger på de situationer som deltagarna i kursen kommer att ställas inför. Det som var lite speciellt med det här uppdraget var att det skulle genomföras under corona-pandemin. Det fanns ingen historik att falla tillbaka på, inga normala spelregler gällde. Man var tvungen att snabbt anpassa sig till nya förutsättningar, inse att maktförhållandena hade ändrats och att affärsetiken, vad som var ”rätt och fel”, inte gällde i nuläget.

Vi intervjuade företagets vd, försäljningschef, inköpsdirektör, controller och specialister för att skriva våra case. Och de case vi tog fram var verklighetsbaserade situationer, som speglade brutna leveranskedjor, en vikande marknad och plötsligt ändrade förutsättningar. Alla case byggde på tre ställningstaganden:

1. Vad vi kan vinna, vad som ligger i potten. På kort sikt och på lång sikt.
2. Vad vi förlorar om vi inte får hem avtalet.
3. Plan B – vad har vi för alternativ? Kan vi kliva ur affären? Vad händer om motparten drar sig ur och lämnar förhandlingen?

I varje förhandling finns det psykologiska aspekter som gör att allt kan ändras på ett ögonblick om man tolkar situationen fel. Så vi byggde in olika scenarios, där vi gav motparten olika agendor och direktiv. För att lyckas måste man under hela förhandlingen vid varje steg ställa sig frågan:

• Hur tänker motparten? Tänker de kortsiktigt eller långsiktigt?
• Kan vi lita på dem?
• Vilka konfliktförebyggande åtgärder kan vi vidta?
• Hur stor är sannolikheten att vi har kommit så långt vi kan nå? När ska vi slå till? Ge slutbud?

Så skulle jag ha ett sista avstämningsmöte med vd:n för att få casen godkända innan vi skulle köra igång utbildningen. Jag satt och väntade i lobbyn med en kopp kaffe. När jag tittade upp såg jag honom komma emot mig med snabba steg. ”Kom med, jag måste ta ett möte”, sa han sammanbitet. Jag reste mig hastigt och följde efter. Vi kom fram till sammanträdesrummet där ledningen var samlad.

Det visade sig att företagets största kund hade stoppat sina betalningar. Det som stod på spel var 40% av intäkterna. Och framtida affärer. Kunden hävdade att leveransen var ofullständig, undermålig och försenad. Det hade i sin tur medfört att kundens kund vägrade att betala, sa kunden. Därför krävde man att företaget jag jobbade med skulle kreditera 70% av sina fakturor. Alternativet var att de skulle kräva skadestånd. De hotade med stämning.  Diskussioner hade pågått i flera veckor, och tonfallet hade blivit allt skarpare. Det hade nu framkommit att kunden i själva verket hade betalningssvårigheter som berodde på att de hade gjort investeringar som hade orsakat en akut likviditetsbrist. Vilket de försökte kompensera genom en deal med företaget jag jobbade med.

”Jag vill först ha en genomgång av deras bud, sa vd:n till bolagsjuristen. Sen vill jag att vi går igenom vad vi har för alternativ. Juridik är en sak, nu handlar det om vad vi kan rädda. Vi pratar risk-reward. Och vi pratar kort sikt. Jag vill att alla ska var medvetna om vad som står på spel. Vi har fått ett bud som motparten säger är deras slutbud. Jag kommer att ställa en fråga som ledningsgruppen måste ta ställning till innan vi lämnar rummet. Vi har tre alternativ: Acceptera situationen och ta deras bud. Ge ett motbud, vilket innebär att vi riskerar att förlora det som ligger på bordet. Eller lämna förhandlingsbordet och affären, utlösa vårt alternativ. Vidta andra åtgärder. Acceptera, förändra eller lämna.”

Och så vände han sig till mig och sa: det här måste bli ett case. Och jag påminner dig om att du har tystnadsplikt.

Den eftermiddagen lärde jag mig mera om förhandling än på Harvard Business School. Efter alla diskussioner, sannolikhetsbedömningar, analyser och kalkyler så kommer man till en punkt där man måste ta ett beslut. Hur komplicerad situationen än är. Och det som bet sig fast var den glasklara frågan: Acceptera, förändra eller lämna. Den har jag haft nytta av många gånger sedan dess.

//Anne Neppare