Hör vår VD berätta om Förhandlingsteknik! Se längre ner på denna sida.
Visa inlägg från:
Jag har en god vän som är präst. Han har en tro, som bär honom genom livet, oavsett vad som händer. Jag har också en tro, men kanske en lite mera jordnära vinkling. Jag tror på den inneboende kraften i människor. Och att den kan förflytta berg, rätt använd, om man har modet, viljan och förmågan att agera.
I mitt jobb som förhandlingstränare får jag på våra seminarier varje vecka träffa människor från olika branscher som förhandlar, fattar beslut och träffar avtal. För en tid sedan kom en speciell person in i rummet, som inte riktigt hade den vanliga profilen. Och jag såg henne på en gång.
Hon var avvaktande, höll en låg profil och iakttog allt som hände i rummet. Samtidigt som det kändes som att hon hade en inneboende, väl dold urstark energi. Det kändes som att det här var en kurs som hon inte var helt hemtam på. Och jag undrade såklart hur hon skulle agera som förhandlare.
Det som jag aldrig upphör att fascineras av på våra kurser är våra förhandlings-case, där vi riggar olika scenarios, bygger in olika svårigheter och ger förhandlarna olika instruktioner. De är kärnan i våra förhandlingskurser, och det är där polletten verkligen ramlar ner.
På just det här seminariet använde jag ett case som är en fälla – det är en maktförhandling som är riggad för att man ska stranda. Alla är taggade, driver sin egen linje hårdare och hårdare, använder maktspråk och går efter ett tag in på underminering, hot och angrepp. Om motparten inte kan stå emot, är svag eller konflikträdd, fungerar det – maktförhandlaren vinner. Om ingen viker ner sig strandar man.
Jag var speciellt nyfiken på hur min försiktiga deltagare skulle agera. Skulle hon ge med sig och undvika konfrontation eller skulle hon visa en annan sida när hon blev satt under press? Vi hade gått igenom en hel del teori, så hon hade fått de verktyg hon behövde. Nu var jag spänd på att se hur hon faktiskt skulle agera.
Till min förvåning kom en helt annan sida fram, som jag hade hoppats på. Hon började lugnt och avvaktande, men när hon insåg att hon inte hade något för att vara konstruktiv, göra eftergifter eller visa kompromissvilja, fick hon stål i blicken och bytte taktik. Hon valde sin linje, argumenterade och höll den, hur mycket hon än blev ansatt. Hon var helt klart beredd att syna motpartens hot. Det verkade som att hotets effekt på henne inte blev att hon gav vika, utan att hon blev kontrollerat förbannad. Så förhandlingen strandade. Precis som planerat.
Vår debriefing efteråt handlade om vad som gör en förhandlingssituation giftig, vad som är kontraproduktivt och gör att man inte kommer till ett avslut utan tvärtom skapar en fullskalig konflikt. Om det här händer i en ledningsgrupp, mellan avdelningar eller länder blir det allvarliga konsekvenser. Så kontentan är att det är lika farligt att vara en duvunge som att vara en stridshök om man är en förhandlare.
Så vad tusan ska man då göra, blir ”the one million dollar question”. Och det blev uppgiften att tänka ut till dag två – för då skulle samma grupp få en andra chans att förhandla om samma sak igen.
Den här gången lyckades alla förhandlar-team komma fram till en lösning – olika lösningar, men alla med en genomtänkt motivering. Och jag frågade: Vad var annorlunda idag jämfört med igår? Då räcker min försynta deltagare upp handen och ger en glasklar analys:
”Det var tre saker:
Och så la hon till: ”Jag tänkte på det du sa när kursen började. Att man inte får det man förtjänar, utan man får det man förhandlar sig till. Inte bara på jobbet utan annars också.”
Då blev kursledaren mållös. Hon hade sagt allt som behövde sägas. Det blev tyst i rummet när orden sjönk in.
Så jag sa: ”Fantastiskt. Det har landat många insikter de här dagarna. Do carry on.”
Jag älskar mitt jobb.
//Anne Neppare, Cognosis
För en tid sedan gjorde man en undersökning om vad som skrämde människor mest. Det här var svaren:
1. Att tala inför publik. En irrationell, stark rädsla som gränsar till skräck inför att tala offentligt.
2. Höjder. Extrem eller irrationell rädsla för höjder.
3. Insekter och spindlar.
4. Att drunkna.
5. Blod och nålar.
6. Att bli instängd i trånga utrymmen, inte kunna ta sig ut.
7. Att flyga.
8. Främmande människor. Att ta nya kontakter, få nya kolleger.
Rädsla gör märkliga saker med oss. Det spelar ingen roll hur gammal man är, vilken utbildning, jobb eller titel man har – inför en rädsla är man hjälplös, det drabbar en utan att man kan värja sig. Att bli rädd är fysiskt. Det är obehagligt.
Det kan till och med styra ens liv. Det som händer med en när man hamnar i en situation där man blir rädd eller känner starkt obehag är att hela ens system, både mentalt, fysiskt och psykiskt, blir stressat.
• Den mentala effekten är att man blir nervös, glömmer bort vad man ska säga, får inte mål i mun, börjar svamla, hör inte vad folk frågar om eller förstår inte frågan.
• Den psykologiska effekten är att man blir osäker, tvivlar på sig själv, känner sig hjälplös eller till och med värdelös.
• Den fysiska effekten är att man mår lätt illa, skakar i händerna, svettas, ser inte vad det står, läser fel, räknar fel, blir fumlig.
Man tror dessutom att det bara är man själv som är nervös för en viss sak och att alla andra full koll. Men så är det inte. En person av fyra, 25%, uppgav att hålla presentationer var det de var mest rädda för. Hur kan det påverka ens liv?
Som retorikexpert och kursledare på Cognosis har jag under 28 års tid jobbat med 1000-tals människor som har ett jobb där det är viktigt att kunna presentera. Om man är chef, säljare, förhandlare, projektledare eller specialist så måste man helt enkelt kunna lägga fram sin sak på ett övertygande sätt på ett möte eller kunna hålla en professionell företagspresentation. Om man i den situationen drabbas av känslan att det man presenterar inte är intressant, relevant eller viktigt, märks det på en gång. Och konsekvensen kan bli förödande.
Trots att det man presenterar är riktigt, bygger på fakta och är klockrent kan ens nervositet göra att man blir misstrodd, överkörd, nerröstad eller förbigången. I värsta fall av någon som har sämre kompetens och sämre lösningar. Eller att en sämre konkurrent håller en lysande säljpitch och får kontraktet – som ni borde ha fått. Om det här händer under en förhandling kan det stå en dyrt.
När man har insett det, infinner sig en stor frustration. Och frustration är en tanke som väntar på att bli född. Nu har man några alternativ:
Och så finns det ett till alternativ: Man ger sig tusan på att lära sig hur man gör. Man tar och går en riktigt bra kurs med en riktigt bra coach och som ger en precis de tips och verktyg man behöver för att bemästra sin nervositet.
Vi vet vid det här laget att alla kan lära sig att hålla en bra presentation. Alla kan lära sig att tala för sin sak. Det är inte något medfött som bara några kan “på instinkt”. Det finns tekniker och metoder man kan använda. Och det finns sätt att träna sig att bli lugn och säker.
Våra viktigaste råd till dig är:
Ibland får jag frågan om vilka mina favorittalare är. Det är en komplex fråga, för det beror på publiken, situationen, budskapet och landet. Om jag fick välja bara en person skulle jag säga Hans Rosling. Men jag kan också berätta att jag har sett många fantastiska presentationer, ibland från oväntat håll, på våra seminarier, som har gjort ett starkt intryck. Där tekniken sitter, man presenterar något man brinner för och är helt äkta.
Vårt löfte till dig är att om du verkligen vill lära dig att behärska situationen, börja se fram emot att hålla en presentation och märka hur du får gensvar, då ska vi ge dig all den träning du behöver. Med respekt, lyhördhet och en djup och bred kompetens. Vårt uppdrag är helt enkelt att se till att du lyckas.
Vi ser fram emot att få träffa dig!
//Anne Neppare, vd Cognosis
Alla relationer bygger på en helt fundamental sak: förtroende. Att man håller vad man har lovat. Håller överenskommelser och avtal. Att man spelar rent spel.
I somliga situationer tar vi för givet att det finns en kod, en etik eller moral, som är självklar. Som vi räknar med att den person vi har att göra med följer. Både på jobbet och i privata situationer. Det blir extra viktigt när det kommer in pengar i bilden. För då blir det så påtagligt att man riskerar att bli blåst. Som Stina.
Så här var det: Stina behövde köpa en bil. Hon hade precis gått ut skolan och fått ett jobb. Hon hade en klart begränsad budget, och siktade på en begagnad bil. Hon kunde betala max 60.000 kr. Men hon kan inte så mycket om bilar, så hon ber sin storebror om hjälp.
Han frågar då hur mycket hon har tänkt sig att betala. Stina berättar att hon hade tänkt sig max 60.000 kr. Då säger Stinas storebror att hon skulle kunna få köpa hans bil för 60.000 kr. Och då skulle hon få vinterdäcken på köpet.
Stina blir jätteglad och säger ja på stående fot. ”Du tar väl inte och säljer den alldeles för billigt nu bara för att jag är din syrra?”, säger Stina. ”Nejdå”, säger hennes bror.
Veckan därpå åker Stina hem till en kompis i sin nyinköpta bil. Kompisen, som jobbar som säljare i bilbranschen, frågar vad hon fick betala för den. Stina, som är mycket nöjd med sin bil och sin affär, svarar: ”60.000 kr. Och jag fick vinterdäcken på köpet.”
Då säger kompisen: ”Oj. Den där bilen ligger runt 40.000 kr på Blocket. Och vinterdäcken är regummerade – om de håller vintern ut har du tur.”
Nu var Stina inte fullt så glad längre. Hon hade tagit några saker för givet.
Vad kan man dra för lärdomar av detta? Du vet aldrig hur någon kommer att agera i en förhandling förrän ni är där. När det kommer in transaktioner, värden, pengar, risker och vinster i bilden. Och när du köper något – eller säljer – tar du alltid en risk. Att bli blåst. Det ingår i spelet. Så den allra viktigaste komponenten i en förhandling är förtroende. Men även om det finns, bör du som professionell inköpare eller säljare dubbelkolla ett antal saker.
Som inköpare är det här checklistan:
Som säljare är det här checklistan:
Några tips:
© Anne Neppare, Cognosis
Du är kanske en person som tror på att win-win är den bästa förhandlingsvägen i alla lägen. Att sikta på att uppnå ”The Greater Good” för alla parter. Och förstå mig rätt – det är absolut den bästa vägen i alla normala fall. Men hur gärna du än vill tro att alla dina motparter är konstruktiva och pålitliga, säger dock naturlagarna att världen inte enbart består av motparter som tror på samarbete, synergieffekter och långsiktiga relationer. Alla håller sig inte till fakta och logik, följer spelregler och återgäldar förtroende med förtroende.
Som förhandlingsspecialister ser vi ett nyckeltal som dyker upp gång på gång i förhandlingar: 80-18-2. Det innebär med stor sannolikhet att:
Det är helt avgörande att du kan se skillnad på win-win förhandlare och maktförhandlare. Och inse vilka spelregler som gäller. Först och främst behöver du inse att du inte kan behandla alla motparter på samma sätt.
De 10 dragen som gör att du känner igen en maktförhandlare:
Känn din fiende – skillnader mellan maktförhandlare och win-win förhandlare:
Det här innebär att om en win-win förhandlare agerar på win-win arenan även när de möter en maktförhandlare kommer de att hamna i underläge, vika ner sig eller gå under. I värsta fall kommer organisationen eller omvärlden efter ett tag att stryka ett streck över det hela, gilla läget och gå vidare. Och så fortsätter maktförhandlaren att dominera scenen/affären/projektet/företaget.
Dina motdrag
Det enda som biter på en maktförhandlare är åtgärder som i kraft och effekt kan matcha deras egen aggression. Du måste kunna och våga sätta hårt mot hårt. Men win-win förhandlare hämmas ofta inte bara av en teknisk oförmåga – man vet inte hur man gör, utan också av en ambition att förhålla sig lojal mot etik och moral, att ”följa spelets regler” även när motparten inte gör det. I mötet med maktförhandlare innebär detta att man måste slåss med ena handen bakbunden, att man återkommande måste utstå förödmjukelser och ultimatum, och att man måste finna sig i att aggression och hot ger utdelning.
Vad som fordras är en anpassad respons, som professor Bauhn säger, där man anpassar omfattningen av de egna moraliska skyldigheterna till vilken typ av motpart man har att möta. Menar man allvar med ett ideal om att spelregler och avtal ska hållas måste man göra skillnad på hur man uppträder mot dem som respekterar det och hur man hanterar dem som inte bryr sig om det. Alla motparter är inte likvärdiga och förtjänar inte samma respekt.
Det innebär inte nödvändigtvis att stämma motparten, utlösa en tvist eller gå till öppet krig när mycket står på spel. Men en anpassad respons kan mycket väl innebära att man till exempel underminerar motpartens förmåga att sätta sitt hot i verket, ser till att man har en egen plan B som utväg och förankrar och skaffar stöd hos de parter som är involverade och kan påverka utgången.
Stalltips:
Hur du hanterar en maktförhandlare
När du möter en maktförhandlare handlar allt om dina möjligheter och förmåga att stå emot aggressiva utspel. Det ligger i kloka människors natur att i det längsta vänta med att sätta hårt mot hårt. Man tror och hoppas på dialog, att motparten ska ta sitt förnuft till fånga och följa spelreglerna. Men maktförhandlare fungerar efter en annan logik, där den som hotar mest tar vad den kan och den som faller undan får nöja sig med de villkor som motparten medger. Det innebär helt enkelt att din motpart alltid kommer att sträva efter att diktera villkoren och kidnappa agendan. Förhandlingsvilja från din sida tolkas av en maktförhandlare som svaghet. Det är en öppen inbjudan till utpressning, hot och allt större ultimata krav.
Så det som vanligtvis är din styrka som win-win förhandlare blir din svaghet när du möter en maktförhandlare. Om du hanterar en maktförhandlare med respekt, förtroende och konstruktiva förslag som gynnar båda parter kommer du att göra din aggressiva motpart ännu starkare – och dig själv svagare.
Då undrar man varför kunniga, erfarna win-win förhandlare faller undan för en slugger? En orsak till win-win förhandlares svaghet i mötet med maktförhandlare beror på deras starka tilltro till spelregler, etik, heder och moral. De tror att motparten inte är beredd att utlösa stridsåtgärder och bränna broar. De utgår från att alla motparter ska bemötas på samma sätt, med respekt och konstruktiv dialog. Det är givetvis en bra inställning – men om du inte klarar av att göra undantag från den inställningen när det behövs riskerar du att få problem. Om du behandlar maktförhandlare som förtjänta av samma respekt som win-win förhandlare, så kommer du helt enkelt att stärka maktförhandlarens position och försvaga din egen.
Så win-win förhandlares ovilja att använda hot mot maktförhandlare ger maktförhandlaren utrymme att ytterligare stärka sin position och höja skadan för varje senare insats mot dem. Dilemmat som du som win-win förhandlare lätt hamnar i då är alltså att du avstår från maktspråk medan sådant ännu är möjligt, vilket leder till att du är oförmögen till maktspråk när det sedan blir nödvändigt. Du reagerar försent, väntar så länge att du har fått ett dåligt förhandlingsläge.
Att sitta i en utdragen maktförhandling gör att de flesta win-win förhandlare blir provocerade och reagerar emotionellt, blir upprörda och känner sig kränkta över det oacceptabla beteendet. De flesta tappar sitt fokus och sin förmåga till kylig logik. Blir handlingsförlamade och utmattade. Ordet ”stridstrött” brukar användas. Det är fullt förståeligt. Det är bara det att den känslan inte hjälper ett dugg. Tvärtom. Det enda som hjälper är att hålla huvudet kallt. ”Den första som visar känslor har förlorat”, för att citera en av de skickligaste förhandlarna jag träffat.
En maktförhandlare bryr sig helt enkelt inte om vad du tycker eller känner, eller vad som är sant eller hederligt. De har inga problem att gå över gränsen och använda hot och ultimatum. Och de vet dessutom av erfarenhet att deras aggressiva stil oftast är framgångsrik, att omvärlden backar och troligtvis kommer att finna sig i fullbordat faktum. Om inte på kort sikt, så på lång sikt. Kommer de att ändra sig, bli sansade och vettiga? Knappast. De kan camouflera sig – men ränderna går inte ur.
Så den viktiga frågan är: Kan du anpassa dig?
Välj dina krig.
Välj platsen för dina krig.
Välj tidpunkten för dina krig.
(Sun Tzu: The Art of War)
//Anne Neppare, Cognosis AB, 3 mars 2022