Tips & Artiklar

Du är kanske en person som tror på att win-win är den bästa förhandlingsvägen i alla lägen. Att sikta på att uppnå ”The Greater Good” för alla parter. Och förstå mig rätt – det är absolut den bästa vägen i alla normala fall. Men hur gärna du än vill tro att alla dina motparter är konstruktiva och pålitliga, säger dock naturlagarna att världen inte enbart består av motparter som tror på samarbete, synergieffekter och långsiktiga relationer. Alla håller sig inte till fakta och logik, följer spelregler och återgäldar förtroende med förtroende.

Som förhandlingsspecialister ser vi ett nyckeltal som dyker upp gång på gång i förhandlingar: 80-18-2. Det innebär med stor sannolikhet att:

• 80% av de motparter du möter kommer att agera på en win-win arena.
• 18% av de motparter du möter kommer att syssla med maktförhandling.
• 2% är direkt farliga – för dig och din organisation.

Det är helt avgörande att du kan se skillnad på win-win förhandlare och maktförhandlare. Och inse vilka spelregler som gäller. Först och främst behöver du inse att du inte kan behandla alla motparter på samma sätt.

De 10 dragen som gör att du känner igen en maktförhandlare:

1. Desinformation. Förvrängda beskrivningar av verkligheten används. Allt från grundlösa påståenden till uppenbara lögner. Hur de beskriver vad som har skett.
2. Skenmanöver. Motparten påstår t ex att de avser att teckna ett avtal med er, men i själva har de tänkt sig ett avtal med en annan motpart som de föder med den information de får i era diskussioner.
3. Fait Accompli. Du ställs inför fullbordat faktum när det är försent att ändra på något. Motparten kör över dig, agerar utan att ta upp saken med dig.
4. Söndra och härska. Folk får inte diskutera öppet eller prata med varandra. Information hemlighålls, filtreras och måste gå genom maktförhandlaren.
5. Salami. Först går man förbi en gräns. Bryter en del av avtalet. Om inget händer då, går man förbi nästa gräns. Och sen nästa och nästa.
6. Ultimatum och hot används. ”Om ni inte…, så säger vi upp avtalet.”
7. Casus Belli. Använder påhittade anledningar för att rättfärdiga eller utlösa stridsåtgärder. ”Eftersom vi inte fick besked har vi nu stoppat projektet och kommer att kräva skadestånd.”
8. Underminering. Förödmjukar, förlöjligar eller inkompetensförklarar dig.
9. Förhalning. Motparten drar ut på tiden tills du sitter i ett dåligt förhandlingsläge, inte har något alternativ.
10. Avtalsbrott. Avtal, löften och överenskommelser bryts. Men om du gör detsamma blir du häftigt angripen och anklagad för löftesbrott. (Se punkt 1.)

Känn din fiende – skillnader mellan maktförhandlare och win-win förhandlare:

1. En maktförhandlare oroar sig inte speciellt mycket för att förstöra relationer.
   – En win-win förhandlare har troligtvis en omgivning som ogillar det beteendet, i värsta fall blir de avsatta om de agerar ”okänsligt”. Det hindrar dem från att sätta hårt mot hårt.
2. En maktförhandlare känner sig inte bunden att hålla löften och avtal. De hittar helt enkelt på en anledning som rättfärdigar att de bryter avtalet.
   – En win-win förhandlare är för hederlig eller moralisk för att bryta avtal. Tills det är försent.
3. En maktförhandlare bryr sig inte om att vara sympatisk. Han/hon är stolt över att vara aggressiv, hotfull och obehaglig.
   – En win-win förhandlare bemödar sig om att vara konstruktiv, professionell och etisk i alla lägen.
4. En maktförhandlare är inte mottaglig för fakta, sunt förnuft eller ”etik”.
   – En win-win förhandlare håller sig till sanningen och spelar efter reglerna.
5. En maktförhandlare svarar på protester mot deras agerande, försök att tala förnuft, påvisa det skadliga med det de gör, varningar om påföljder med ännu större hot och ultimatum.
   – En win-win förhandlare tar hot på allvar och gör allt för att undvika att de sätts i verket.

Det här innebär att om en win-win förhandlare agerar på win-win arenan även när de möter en maktförhandlare kommer de att hamna i underläge, vika ner sig eller gå under. I värsta fall kommer organisationen eller omvärlden efter ett tag att stryka ett streck över det hela, gilla läget och gå vidare. Och så fortsätter maktförhandlaren att dominera scenen/affären/projektet/företaget.

Dina motdrag

Det enda som biter på en maktförhandlare är åtgärder som i kraft och effekt kan matcha deras egen aggression. Du måste kunna och våga sätta hårt mot hårt. Men win-win förhandlare hämmas ofta inte bara av en teknisk oförmåga – man vet inte hur man gör, utan också av en ambition att förhålla sig lojal mot etik och moral, att ”följa spelets regler” även när motparten inte gör det. I mötet med maktförhandlare innebär detta att man måste slåss med ena handen bakbunden, att man återkommande måste utstå förödmjukelser och ultimatum, och att man måste finna sig i att aggression och hot ger utdelning.

Vad som fordras är en anpassad respons, som professor Bauhn säger, där man anpassar omfattningen av de egna moraliska skyldigheterna till vilken typ av motpart man har att möta. Menar man allvar med ett ideal om att spelregler och avtal ska hållas måste man göra skillnad på hur man uppträder mot dem som respekterar det och hur man hanterar dem som inte bryr sig om det. Alla motparter är inte likvärdiga och förtjänar inte samma respekt.

Det innebär inte nödvändigtvis att stämma motparten, utlösa en tvist eller gå till öppet krig när mycket står på spel. Men en anpassad respons kan mycket väl innebära att man till exempel underminerar motpartens förmåga att sätta sitt hot i verket, ser till att man har en egen plan B som utväg och förankrar och skaffar stöd hos de parter som är involverade och kan påverka utgången.

Stalltips:

1. Se alltid till att ha en plan B, en utväg, en exit, så att du inte kan hamna i en gisslanposition. (”BATNA”: Best Alternative to a Negotiated Agreement.)
2. Skaffa dig trumf på hand, dvs något som du kan hota med om det skulle behövas. Olika grader av konsekvenser eller åtgärder.
3. Påtala omgående brott mot oskrivna regler eller osanna fakta. (Dvs något av de 10 dragen.) Varna en gång för konsekvenser om det upprepas. Byt din win-win framtoning till en hotfull framtoning. Kontrollerad aggressivitet.
4. Om det upprepas, utlös konsekvensen. T ex att avbryta förhandlingen/mötet.
5. Efter en lämplig tid som markerar ditt allvar men ändå möjliggör en chans för motparten att ändra sig och få en andra chans till en fungerande affärsmässig relation, t ex 24 timmar, återkom. Återuppta förhandlingen.
6. Vid varje övertramp, upprepa. Öka graden på konsekvenserna.
7. Förankra i din organisation så att alla håller samma linje och du har stöd.
8. Trust but verify. Läs noga igenom mötesprotokoll och dokument. Dubbelkolla hänvisningar till paragrafer. Låt en jurist läsa avtalen.
9. Alla överenskommelser ska vara skriftliga.
10. Följ upp att avtalen efterlevs. Konsekvent.

Hur du hanterar en maktförhandlare

När du möter en maktförhandlare handlar allt om dina möjligheter och förmåga att stå emot aggressiva utspel. Det ligger i kloka människors natur att i det längsta vänta med att sätta hårt mot hårt. Man tror och hoppas på dialog, att motparten ska ta sitt förnuft till fånga och följa spelreglerna. Men maktförhandlare fungerar efter en annan logik, där den som hotar mest tar vad den kan och den som faller undan får nöja sig med de villkor som motparten medger. Det innebär helt enkelt att din motpart alltid kommer att sträva efter att diktera villkoren och kidnappa agendan. Förhandlingsvilja från din sida tolkas av en maktförhandlare som svaghet. Det är en öppen inbjudan till utpressning, hot och allt större ultimata krav.

Så det som vanligtvis är din styrka som win-win förhandlare blir din när du möter en maktförhandlare. Om du hanterar en maktförhandlare med respekt, förtroende och konstruktiva förslag som gynnar båda parter kommer du att göra din aggressiva motpart ännu starkare – och dig själv svagare.

Då undrar man varför kunniga, erfarna win-win förhandlare faller undan för en slugger? En orsak till win-win förhandlares svaghet i mötet med maktförhandlare beror på deras starka tilltro till spelregler, etik, heder och moral. De tror att motparten inte är beredd att utlösa stridsåtgärder och bränna broar. De utgår från att alla motparter ska bemötas på samma sätt, med respekt och konstruktiv dialog. Det är givetvis en bra inställning – men om du inte klarar av att göra undantag från den inställningen när det behövs riskerar du att få problem. Om du behandlar maktförhandlare som förtjänta av samma respekt som win-win förhandlare, så kommer du helt enkelt att stärka maktförhandlarens position och försvaga din egen.

Så win-win förhandlares ovilja att använda hot mot maktförhandlare ger maktförhandlaren utrymme att ytterligare stärka sin position och höja skadan för varje senare insats mot dem. Dilemmat som du som win-win förhandlare lätt hamnar i då är alltså att du avstår från maktspråk medan sådant ännu är möjligt, vilket leder till att du är oförmögen till maktspråk när det sedan blir nödvändigt. Du reagerar försent, väntar så länge att du har fått ett dåligt förhandlingsläge.

Att sitta i en utdragen maktförhandling gör att de flesta win-win förhandlare blir provocerade och reagerar emotionellt, blir upprörda och känner sig kränkta över det oacceptabla beteendet. De flesta tappar sitt fokus och sin förmåga till kylig logik. Blir handlingsförlamade och utmattade. Ordet ”stridstrött” brukar användas. Det är fullt förståeligt. Det är bara det att den känslan inte hjälper ett dugg. Tvärtom. Det enda som hjälper är att hålla huvudet kallt. ”Den första som visar känslor har förlorat”, för att citera en av de skickligaste förhandlarna jag träffat.

En maktförhandlare bryr sig helt enkelt inte om vad du tycker eller känner, eller vad som är sant eller hederligt. De har inga problem att gå över gränsen och använda hot och ultimatum. Och de vet dessutom av erfarenhet att deras aggressiva stil oftast är framgångsrik, att omvärlden backar och troligtvis kommer att finna sig i fullbordat faktum. Om inte på kort sikt, så på lång sikt. Kommer de att ändra sig, bli sansade och vettiga? Knappast. De kan camouflera sig – men ränderna går inte ur.

Så den viktiga frågan är: Kan du anpassa dig?

Välj dina krig.
Välj platsen för dina krig.
Välj tidpunkten för dina krig.
(Sun Tzu: The Art of War)

//Anne Neppare, Cognosis AB, 3 mars 2022

eller det bästa jag sagt till mina barn

När jag fyllde år en gång höll en god vän ett tal som jag fortfarande tänker på då och då. Det finns olika versioner av historien, du kanske har hört den. Det här är min väns version:

”Studenten frågade sin professor hur man ska göra för att leva ett bra liv. Professorn tänkte några minuter, och så sa han så här: Tänk dig att du har en stor glascylinder, 1 meter hög, 50 cm i diameter. Det är den tid du har. Ditt liv.

Låt oss säga att man kan fylla cylindern med sten av olika slag.

Du kan låta slumpen avgöra vilka stenar som fyller din cylinder. Låta allt möjligt hamna in i den.

Du kan låta andra lägga ner stenar i din cylinder. Det som de tycker borde finnas där. De säger åt dig vad som är rätt och vad du borde göra.

Eller så kan du välja att fylla din glascylinder med det som du vill ha där. Och då ska du tänka såhär:

Först tar du de stora stenarna. Det som verkligen är viktigt för dig att ha med.

Sen tar du de mindre stenarna. Sånt som du tycker är viktigt, men på andra plats.

Och sist häller du i sand som fyller ut mellanrummet mellan stenarna.

Sen är cylindern full.”

Men hur ska man veta vilka stenar som är rätt för en själv måste ju den där studenten ha undrat, tänkte jag när jag hörde historien första gången.

Själv är jag idag övertygad om att vi alla har en inre kompass, som ger utslag när vi kommer i närheten av rätt saker – rätt människor, rätt miljö, rätt roll, rätt jobb, rätt musik, rätt intresse. Något som gör en nyfiken, fascinerad, lycklig, begeistrad, berörd, lätt om hjärtat, stolt, engagerad. En uppgift, något som gör att man glömmer bort tiden, något man kan hålla på med det hur länge som helst utan att tröttna. Flow. Man känner sig nöjd. Tillfreds. Man är där man vill vara. Det är roligt, spännande och lätt, man kommer i kontakt med vägvisare som delar med sig och visar en hur det fungerar.

Jag har förmånen att vara förälder till två fantastiska grabbar som idag står på egna ben. Nu är kunskapsutbytet verkligen dubbelriktat – jag lär mig hela tiden något nytt av dem. Allt ifrån elektroteknik till fraktaler, emergens, gaming och musik. Hur kul som helst. Nya begrepp dyker upp som jag inte visste fanns. Härom kvällen satt vi vid köksbordet och ena grabben berättade om AI-robotar. Och plötslig dök ett minne upp från när han gick i nionde klass. Han skulle ha prov i spanska, och vid middagen den gången utbrast han desperat:

”Är det så här det är att jobba? Sen när man har gått ut skolan? Att man är tvingad att hålla på med trista saker hela tiden?! Inte kan göra vad man vill och ha kul?”

Först höll jag på att börja skratta och skämta bort det, men sen såg jag uppgivenheten och oron i hans ögon och ändrade mig snabbt.

”Nej för tusan, det är precis tvärtom, sa jag. När du blir stor och börjar jobba kommer du att kunna hålla på med det du tycker är roligt och spännande. Det är som att bara ha dina favoritämnen, hela tiden. Det som du är bäst på och har lätt för. Det kommer att vara tufft ibland och du kommer att få slita, men du kommer ha andra som hjälper dig och backar upp dig. Att vara stor är att kunna välja själv! Jag har världens roligaste jobb – och det kommer du också att få!”

Så kom jag med ett ryck tillbaka till nutiden och AI-robotarna. Och jag tänkte för mig själv att om det bara är en grej jag har sagt som har gått in, så verkar det vara den kommentaren. Och då har jag gjort det viktigaste som förälder. Allt annat är sand.

//Anne Neppare

Jag gillar film. Och tröttnar aldrig på den där klassiska scenen när hjälten måste öppna en låst dörr för att hitta vägen till räddningen, lösningen, skatten. Det hela hänger på att det är en sinnrik mekanism som är i ett visst läge, och hjälten vet att han/hon måste trycka på rätt punkter för att få låset att gå upp. Det är helt livsavgörande, och det är bråttom. Alternativet – att dörren inte går upp – är katastrof. Man går under. Det som händer nu är att hjälten lyckas fokusera på en enda sak, använda all sin förmåga och skjuta alla störningsmoment och tvivel åt sidan. För att lyckas krävs det att han/hon uppbådar all sin instinktiva problemlösningsförmåga och ger sig tus-n på att fixa det.

Jag älskar det där momentet. Och framför allt känslan när det gått bra. Fransk film med olyckligt slut, där alla ger upp och allting går åt skogen är inget jag gillar. Faktum är att det är det värsta jag vet.

Jag var med om en sån upplevelse härom veckan, IRL. Att låset gick upp alltså. Så här var det: Jag gick en riktigt bra kurs, ”Seven Habits”. Det började med att vår kursledare stegar fram och ställer sig på en fläck i ena hörnet av rummet.
”Här är du nu,” säger han med eftertryck på tydlig göteborgska och spänner blicken i oss.
”Hur gammal tänker du bli?” frågar han sen retoriskt. ”Ta en siffra! Skriv ner den!”
Och så stegar han bestämt tre meter åt andra hållet.
”Här är du då.” Han verkligen markerar fläcken han står på, med gester och minspel.
Sen vänder han sig om och tittar bakåt, därifrån han kom.
”När du står här, och ser tillbaka, vad vill du ha gjort för att kunna säga: Jag är nöjd med mitt liv. Vad vill du ha ägnat dina dagar åt, vad vill du ha gjort – och vad vill du inte ha sysslat med?” Och så spänner han blicken i oss igen. ”Skriv ner det!”

Precis då klack det till. Jag riktigt kände hur kugghjulen rasslade. Det märkliga är att det egentligen inte är någon ny fråga – det var bara det att jag var redo och var vid en punkt där jag bara behövde få knuffen att tänka till.

Så jag började skriva så tangenterna smattrade. Och plötslig blev livet väldigt tydligt. Vad som är viktigt. Vad som gör att jag är tillfreds med det jag gör och är den person jag vill vara. Och vad jag inte tänker lägga tid på.

Här är de ingångar som fick allting att falla på plats.
• När är du som allra bäst?
• Vad ger dig energi?
• Vilka olika roller har du i livet?
• Vilka är de viktiga människorna i ditt liv?
• När du står vid den andra punkten, den där siffran du skrev, och vänder dig och ser tillbaka på vägen du gick:
• Vad vill du ha åstadkommit i dina olika roller?
• Vad vill du de människorna ska säga om dig?
• Vad vill du ha ägnat dig åt?

Vad skulle du svara? Lek med tanken: Om du skulle sätta dig ner och skriva ner dina svar, vad skulle det ge för effekt för dig?

Livet är verkligen inte enkelt och glasklart. Det dyker upp många låsta dörrar på vägen. Men det är min fasta tro att vi alla har fått egna nycklar med oss. Det gäller bara att använda dem. Bestämma sig för vart man vill gå, rita en karta och hitta bra vägvisare, rätt människor att omge sig med.

Mina vägvisare har gett mig några värdefulla tips, som jag lever efter.
• Life long learning. Lär dig något nytt varje år.
• Men om det gick, hur skulle man då göra?
• Lägg din energi på det du kan påverka. Inte på det du inte kan göra något åt.
• Om du är den smartaste människan i rummet så är du på fel ställe.
• Säg inte ”jag måste göra…”. Säg ”jag väljer att göra…”.
För det är vad det handlar om.
Det viktiga är bestämma sig för vart man vill vara på väg. Att behålla sin tro och sin kompasskurs. Även när man är vilse och det är dimma. Det kommer att gå bra till slut. Wir schaffen das.

Och du – hör av dig om du behöver lite hjälp på vägen!

//Cognosis, Anne Neppare

Det är få saker som berör och skrämmer oss så djupt som att hålla en presentation. Att ställa sig upp inför en stor grupp och presentera sig själv, resultat eller fakta. Det spelar ingen roll hur gammal man är eller vilket jobb man har. Man kan vara vd, superspecialist eller erfaren säljare, alla kan få den där obehagliga känslan och bli alldeles torr i munnen. Man blir totalt tom i huvudet, det som man har total koll på i vanliga fall blir en gröt, man tappar orden och får inte fram det man vill – och då infinner sig den där skräcken att göra bort sig. Till och med Cognosis erfarna internationella föreläsare kan få en hel armé med fjärilar i magen inför en stor föreläsning. Vi har alla varit med om det.

För min del hände det för ca 15 år sen, men jag kommer ihåg det som om det var igår. Så här var det: Vi hade ett stort uppdrag för ett internationellt företag, där vi genomförde ett internt utbildningsprogram i Förhandlingsteknik och Kundkommunikation på engelska för affärsförhandlare i 12 länder, både säljare, inköpare och chefer. Jag var övergripande ansvarig för programmet; designa upplägg och kursinnehåll, utveckla förhandlings-case och sätta ihop vårt mest erfarna kursledar-team. Projektet skulle pågå i två års tid, vi startade med en pilot som gick lysande, sedan rullade vi ut programmet och allt gick bra. Tills jag fick ett samtal veckan innan en speciellt svår kurs, från Frank som skulle hålla kursen – min mentor, goda vän och mest erfarna kollega. Jag befann mig på en stor konferensanläggning i Berlin och stod mitt i ett folkhav.

”Hello Anne, this is me. I´m afraid I have bad news.”

Det visade sig att han hade fått en akut öroninflammation och hade fått order av sin läkare att inte flyga. Det var försent att skjuta fram kursen. Och alla andra kursledare i projektteamet var inbokade på andra kurser, ingen kunde kliva in. Utom jag. När det gick upp för mig att det innebar att jag skulle bli tvungen att kliva in och genomföra den där kursen istället för Frank kände jag hur jag blev alldeles vit i ansiktet och började må lite lätt illa. Alla ljuden omkring mig försvann. På just den kursen skulle företagets erfarna landschefer – och vd:n – delta. Och ämnet var internationell förhandlingsteknik. Det blev alldeles tyst i luren.

”Hello Anne, are you there?”

“Jovisst”, muttrade jag. ”Frank, du kan inte göra så här mot mig – ta en båt, hyr en bil, gör nåt! Det finns andra sätt att lämna den där ön du bor på! Det finns inte en chans att jag kommer levande ut ur en kurs i förhandlingsteknik med den där vargflocken!” utbrast jag desperat.

Och då sa han precis det jag behövde höra just då.

”You can do this. You are an amazing trainer, you have designed the programme and the case studies. You have studied negotiations at Harvard Business School. I must confess that I haven´t wanted to tell you this before, but I can see that by now I have taught you everything I know. You have developed into one of the best trainers I have ever worked with. I admire you and I am so proud of you. I will back you up and run you through the programme again.”

Då blev jag tyst i luren igen. Men nu av en helt annan anledning. Jag kunde inte låta bli att bli översköljd av en veritabel tsunami av ren och skär glädje. Så jag stod där i folkhavet alldeles tyst med ett stort leende i ansiktet. Och sen kom nästa känsla: Ja för tusan, I can do this!”

Det tog all min förmåga och allt mitt mod att kliva in i kurslokalen den morgon då kursen startade, ställa mig i brännpunkten och ta ordet. Jag visste att första 5 minuterna av en kurs är helt avgörande. Jag var helt enkelt tvungen att använda och förlita mig på min presentationsteknik, starta med hög energi och lita på att det upplägg vi hade förberett skulle hålla. Jag har nog aldrig varit så tacksam för all den träning och utbildning i presentationsteknik jag har i ryggraden som då.

Kursen gick utmärkt. Tricket var att få deltagarna att tävla mot varandra, utmana varandra, coacha varandra och ge feedback. Varenda miss någon gjorde i förhandlings-casen som var linjen genom hela kursen utlöste gapskratt hos kollegerna, revanschlusta och gjorde att de blev ännu vassare. De kunde inte ha fått en tuffare träning i att förhandla. Det var där jag träffade Heinz, en dödsföraktande tysk förhandlare som jag brukar berätta om på våra kurser. Men det är en annan historia. I slutet av kursen hade vi förvandlat deras instinkt och magkänsla till en medveten förhandlingstaktik, förankrad hos dem, testad, godkänd och felsäkrad. Det var en av de roligaste kurserna jag någonsin hållit. Och jag växte flera meter av den erfarenheten.

Efteråt var jag helt utmattad – och euforisk.

Så när vi håller våra intensivutbildningar i Presentationsteknik vet jag precis hur det känns – och vet exakt hur jag ska få någon att känna sig trygg och hemtam i situationen. Det går att vända skräck till något du bemästrar och ser fram emot. Och mitt mål är att varenda person jag möter ska gå från min kurs och känna som Frank fick mig att känna. ”I can do this.”

Jag har världens roligaste jobb.

//Anne Neppare, Cognosis