Tips & Artiklar

Ready or not – here I come

Vi skulle precis starta en intensivkurs i Förhandlingsteknik. Det märktes att alla deltagare var påfallande glada att få mötas, äntligen få delta i en utbildning, diskutera och få energipåfyllning. Alla höll fysisk distans som man snabbt har lärt sig – men hade en öppenhet och en speciell intensitet som var klart annorlunda. Och den känslan har varit densamma i alla kurser den här hösten.

Så kom det in en person i konferensrummet som log brett, utstrålade självkänsla, lugn och optimism. Hon var en erfaren projektledare, chef och förhandlare som ledde en stor IT-enhet inom en bank. Hon var generös med att dela med sig av sina erfarenheter, gav värdefull feedback och inspel i diskussioner, samtidigt som hon lyssnade uppmärksamt på andra. Jag tänkte att med hennes bakgrund var det nog framför allt en stabil teorigrund, energipåfyllning och uppfräschning hon behövde från kursen.

Därför var jag helt oförberedd när hon efter kursens slut kom fram och abrupt ändrade tonfall. Hennes ansikte var nu allvarligt och spänt.
– Har du tid lite? Jag har en fråga, något jag har gått och grunnat på, som har gjort mig överraskad och överrumplad. Det gäller en situation som har uppstått, som faktiskt har fått mig att börja tvivla på om jag vill vara kvar på mitt nuvarande jobb.
– Det låter inte bra, sa jag allvarligt. Vad är det som har hänt?
– Vi håller på med ett stort förändringsprojekt. Det är glasklart vad mitt uppdrag och mandat är, och vad planen är. Men det som jag inte längre kan blunda för är att en chefskollega har börjat gå in på frågor som jag ansvarar för, frångå den plan vi har tagit fram, gå förbi mig och i vissa fall ge kontraorder. Det leder till att jag får ägna tid åt att stå och försvara mig inför styrgruppen och olika beställare istället för att driva framåt. Och jag tappar energi och styrfart.
– Det är ju det du behöver mest av allt, sa jag. Inte bra.

Hon tittade på mig och var tyst en stund. Sen sa hon:
– Först tänkte jag att jag kanske överreagerade, man måste ju ha högt i tak, ifrågasätta och kunna vara flexibel. Det ju det agilt ledarskap handlar om. Men jag vet inte hur jag ska hantera det här. Jag blir alltmer frustrerad och ägnar alldeles för mycket tid och energi åt onödiga diskussioner med min kollega. Jag har ärligt talat aldrig varit med om det här förut. Vi borde ju ägna all vår kraft till att gå mot samma mål. Men nu när jag har suttit och lyssnat på kursen har jag börjat kunna sätta ord på saker och ting, och jag börjar förstå situationen. Jag förstår också att det inte är en slump, det är ett mönster.
– Vill du ha ett bollplank? frågade jag. Ska vi bena ut situationen och ta fram en handlingsplan?

Så kom det sig att vi satte oss ner och pratade två timmar efter kursen. Det slutade med att hon hade en plan, en analys av ”stakeholders” (intressenter) och en argumentationslinje. Men det viktigaste av allt var att hon hade fått tillbaka sin energi och drivkraft. Och med de två sakerna i ryggen var jag övertygad om att hon skulle komma tillbaka på banan igen och lyckas med sin uppgift. När vi skildes åt hade hon fått tillbaka sitt positiva lugn, skrattade och sa:
– ”Ready or not, here I come!”

När jag gick hem kände jag att jag hade gjort något bra den dagen. Om man kan vara katalysator och bollplank till en person som har förmåga, möjlighet och mandat att åstadkomma förändring, har man åstadkommit nytta. Det vi behöver nu, mer än någonsin, är starka, kloka ledare och förhandlare, som har kraft att lösa problem, framhärda fast det blåser motvind, har en tydlig målbild och tror på sin vision.

Du kan också vara den katalysatorn. Till de du möter i ditt liv – kolleger, chefer, vänner och familjemedlemmar.

Tanken slår mig – om alla skulle ge någon annan lite kraft och styrfart varje dag, skulle det sakta men säkert börja gro, hända fantastiska saker, komma nya idéer och lösningar. Och efter ett tag kommer det att ge eko i hela företaget, hela organisationen och till slut i samhället. Och vad katten – hela planeten! Jag tror på fjärilseffekten. Och att vi kan göra skillnad.

//Anne Neppare, Cognosis AB

Det finns naturlagar som övertrumfar både logik, statistik och fakta. En sån lag är att ett tillstånd inte kan vara konstant – förr eller senare ändras något. Som nu. Nu vänder det.

Vi har upplevt nerstängning, stagnation och isolering/nergång. Världen omkring oss blev tyst och paralyserad. Alla utom de som var i frontlinjen, inom sjukvården och andra samhällskritiska funktioner, höll andan, drog i handbromsen, satt stilla i båten och sökte skydd. Det var som att vi drabbades av en kollektiv mental paralysering. Man gick omkring och undrade vad som skulle hända, hur lång corona-krisen skulle bli och när vaccinet skulle komma som skulle göra att allt blev som vanligt igen.

Men under tiden har krafterna i tillvaron jobbat i det tysta, och till slut bryter en flodvåg fram som gör att vi surfar framåt, mot något nytt. Vi går inte bakåt till det som var förut – vi går framåt. Tecknen blir nu plötsligt tydliga; fenomen som varit på gång men inte fått lyftkraft tidigare får nu luft under vingarna och slår igenom med full kraft. Och jag känner att jag gillar det, mycket. Det känns ganska fantastiskt att vara med om det som händer nu.

När jag hörde ordet paradigmskifte första gången för evigheter sen kändes det abstrakt och lite dammigt, som historia, som industrialismen. Men det var precis det ordet som dök upp imorse när vaknade, och det bet sig fast. Med en lätt rysning längs ryggraden kände jag att det är det vi är med om – vi alla lever precis just nu mitt i ett formidabelt paradigmskifte. Tecknen är glasklara:

Cross-thinking. Vi tänker i nya banor, kombinerar saker som förut var helt otänkbara och hittar nya vägar, metoder, arbetssätt, produkter och tjänster som plötsligt är möjliga – och blir accepterade. Tes, antites, syntes.

Digitalisering av processer, av funktioner, flöden och tillverkning i ett fantastiskt tempo, utan hinder. I kombination med information, statistik och sannolikhetsmodeller.

Nya beteendemönster har utvecklats i ljushastighet: vi tar inte i hand, vi jobbar hemma, vi har ändrat våra hysteriska konsumtionsmönster och resebeteende. Vi hälsar på främlingar, stannar upp och byter några vänliga ord med grannar.

Utveckling och lärande i fokus. Vi går in i en era där förmågan att utvecklas och ta in ny kunskap, snabbt, kommer att vara helt avgörande. Lika viktigt kommer det att vara att utbilda, förmedla nya kunskaper och metoder. Inte bara för företag och organisationer utan lika mycket på ett personligt plan. ”Lifelong Learning” är en livsnödvändighet.

Livet stannar inte upp. Det tog bara en paus, för att sen komma tillbaka med förnyad kraft.

//Anne Neppare, Cognosis september 2020

År 2001 inträffar en av de största jordbävningarna genom tiderna i Indien, i Gujarat. Många städer och byar blir helt raserade, många människor omkommer. När den omedelbara faran är över står man inför en situation med mängder av problem man är tvungen att lösa. I en av de raserade byarna kallar man till ett bymöte, med en enda fråga på agendan: ”Hur ska vi bygga upp vår by igen?” Man blir tvungen att komma överens om vad man ska börja med, vem som ska få hjälp först, vilka resurser som ska gå vart. Och man börjar förhandla. Den första frågan man enas om är vilket hus man ska bygga upp först. Beslutet blir skolan. Varför? Två anledningar:

• Skolan är framtiden. Det är det som går före allt annat.
• Att se att livet börjar bli normalt igen kommer att ge alla i byn det man desperat behöver nu: hopp. Vi måste få tillbaka vår framtidstro och kämpaglöd. Annars kommer vi att gå under.

Den här byn fick sedan priser och hedersomnämnande av World Bank och IMF m fl för sitt sätt att lösa problem, förhandla och hantera situationen. Efteråt blev det ett exempel för hur man förhandlar i en krissituation. Den viktigaste lärdomen var att det som kan fungera i vanliga fall definitivt inte fungerar när man befinner sig i en kris.

Lärdom 1: I en kris är det starka känslor med i förhandlingen. Något de flesta förhandlare vill undvika. Det handlar om mycket mer än fakta och nyckeltal, mycket mer än parterna från början inser. Parterna måste få börja ana ljuset i tunneln för att klara av att lösa problem och börja bygga på nytt. För att lyckas måste man se helheten och tänka långsiktigt.

Lärdom 2: För att överleva måste alla hjälpas åt. Ingen kan hantera en kris själv. Det innebär att det enda som fungerar är samarbete, win-win. Att gå på den hårda linjen och bevaka sina egna intressen orsakar större skada – för alla. Att agera maktförhandlare i en kris är helt enkelt kontraproduktivt. För att inte säga riktigt dumt.

Corona-viruset har ställt oss inför någonting vi aldrig någonsin har varit med om. Många företag, stora som små, har tappat sina intäkter över en natt. De är i fritt fall och kämpar för sin överlevnad. Många människor kommer att förlora sitt nuvarande jobb. De har fortfarande hyra och lån att betala, och en familj att försörja. Det här är en gigantisk kris där mycket av det vi har tagit för givet har slagits i spillror.

För en månad sen trodde vi inte att det här skulle kunna hända. När vi väl har börjat fatta att vi är mitt uppe i den största krissituation de flesta nu levande har varit med om, är det två saker vi måste fokusera på – inte bara ledare och chefer, utan alla:

1. Vi måste först och främst ta oss igenom den här krisen. Överleva. Fysiskt, mentalt, emotionellt.
2. Vi måste sen bygga upp på nytt. Förhandla oss ut ur de problem som har uppstått.

Att förhandla i en kris innebär att vi inte har någon erfarenhet eller liknande situation att luta oss mot. Situationen är dessutom laddad med känslor, för alla parter. När man förhandlar lösningar i en krissituation är det tre saker som är helt avgörande:

1. Att fokusera på vad man verkligen behöver – och vad motparten måste få. Med andra ord att förstå bådas smärtgräns och verkliga behov. Mitt i kaoset av starka känslor och rädslor.
2. Att kunna få motparten att inse att en gemensam lösning gör att alla klarar sig bättre.
3. Att förstå att det finns inget alternativ som är långsiktigt hållbart. BATNA, plan B, finns inte. För någon av parterna.

Kontentan – för att lyckas i de förhandlingar du har framför dig nu: 

• Bygg förtroende och visa empati. Du måste få hjälp av andra – och för att få det måste du visa dig beredd att hjälpa dem.
• Förhandla med utgångspunkt från hopp.
• Fokusera på det långsiktiga målet: långsiktig överlevnad för båda parter.
• Var väl förberedd. Se till att förstå förväntningarna från båda sidor; vad du måste ha för att överleva och vad motparten behöver.
• Var beredd att acceptera ditt minimum, dvs din smärtgräns. Uppnå det du måste ha utan att skada motparten.
• Se till att behärska förhandlingsprocessen, ha kontroll på agendan.

Vi kommer att komma igenom det här. Vill du ha bollplank – hör av dig!

//Anne Neppare,  Cognosis

Källa: Fritt efter Professor Mehta, live streaming på LinkedIn den 14 april 2020: Negotiating for Crisis Management. Fakulteten på IESE Business School i Barcelona går ut och erbjuder råd, pro bono, för ledarskap i tider av kris, genom live streaming. För mera information gå till IESE´s LinkedIn-sida.

En lördag sitter vi och äter middag hela familjen. Äldsta sonen hade precis börjat på ett nytt jobb, yngsta sonen hade haft en tuff tenta och båda var  hemma på besök. Min far, nu 97 år gammal och i fin form var hos oss och hälsade på. Vi pratar om allt möjligt då yngsta sonen säger:
– Morfar, vad gjorde du när du var 18?
Morfar tittar upp, lägger ner besticken och säger:
– Jag var på fronten. Och studerade en brevkurs i matematik mellan anfallen.

Plötsligt blev det stilla vid bordet. Så kom en av de där stunderna då morfar berättade, alldeles lugnt och självklart, om något egentligen helt obegripligt. Min far kommer från svensktalande delen i Finland, Österbotten.

– Jag blev inkallad samma dag jag fyllde arton. Andra världskriget var slut, men i Finland hade fortsättningskriget börjat. Ryssarna hade anfallit Karelen och tågade mot Helsingfors, Finland försvarade sig. Hela Karelen evakuerades. Istället för att studera, var jag ute i fält och visste inte från en dag till en annan vad som skulle hända. Ibland var det flyganfall, ibland granatbeskjutning, sen var det långa tider av väntan. Vi bodde i tält och grävde skyttegravar.

Men jag tänkte att det här måste ju ta slut någon gång. Så jag skrev till Hermods, och beställde en brevkurs i matematik. Och där satt jag mellan anfallen och öppnade min matematikbok, räknade uppgifter och löste problem. Sen skickade jag in dem till Hermods och fick dem rättade. När kriget tog slut ett år senare, hade jag läst tillräckligt mycket för att kunna söka in till Sjöfartsläroverket på Åland, och studera till maskinchef. Det blev min stora lycka. Och jag kommer än idag vad det stod på kuverten jag fick från Hermods: ”Tappa inte årorna. Du ska själv ro din båt.” Det höll mig uppe, och det blev min räddning.

När morfar slutade prata blev det tyst. Morfar brukar säga: “Man lämnar inte en kompis.” Jag såg att mina grabbar plötsligt förstod vad han egentligen menade med det. För honom var det inpräntat i ryggraden. Det var många tankar som for igenom mig.

• Att våga hoppas att det en dag blir fred.
• Att hjälpa andra med det man kan. Visa medmänsklighet.
• Att bestämma sig för att planera för en ljus framtid hur mörkt det än är just nu.
• Att se till att man kan själv. Ta sitt liv i sina egna händer.
• Att ta hjälp från omvärlden, söka reda på det man behöver.
• Att en vision, en dröm, kan få oss att orka igenom nästan vad som helst och komma ut med själen intakt.

Och jag tänkte att det nu är det vår tur att göra samma sak.

//Anne Neppare, Cognosis