Tips & Artiklar

År 2001 inträffar en av de största jordbävningarna genom tiderna i Indien, i Gujarat. Många städer och byar blir helt raserade, många människor omkommer. När den omedelbara faran är över står man inför en situation med mängder av problem man är tvungen att lösa. I en av de raserade byarna kallar man till ett bymöte, med en enda fråga på agendan: ”Hur ska vi bygga upp vår by igen?” Man blir tvungen att komma överens om vad man ska börja med, vem som ska få hjälp först, vilka resurser som ska gå vart. Och man börjar förhandla. Den första frågan man enas om är vilket hus man ska bygga upp först. Beslutet blir skolan. Varför? Två anledningar:

• Skolan är framtiden. Det är det som går före allt annat.
• Att se att livet börjar bli normalt igen kommer att ge alla i byn det man desperat behöver nu: hopp. Vi måste få tillbaka vår framtidstro och kämpaglöd. Annars kommer vi att gå under.

Den här byn fick sedan priser och hedersomnämnande av World Bank och IMF m fl för sitt sätt att lösa problem, förhandla och hantera situationen. Efteråt blev det ett exempel för hur man förhandlar i en krissituation. Den viktigaste lärdomen var att det som kan fungera i vanliga fall definitivt inte fungerar när man befinner sig i en kris.

Lärdom 1: I en kris är det starka känslor med i förhandlingen. Något de flesta förhandlare vill undvika. Det handlar om mycket mer än fakta och nyckeltal, mycket mer än parterna från början inser. Parterna måste få börja ana ljuset i tunneln för att klara av att lösa problem och börja bygga på nytt. För att lyckas måste man se helheten och tänka långsiktigt.

Lärdom 2: För att överleva måste alla hjälpas åt. Ingen kan hantera en kris själv. Det innebär att det enda som fungerar är samarbete, win-win. Att gå på den hårda linjen och bevaka sina egna intressen orsakar större skada – för alla. Att agera maktförhandlare i en kris är helt enkelt kontraproduktivt. För att inte säga riktigt dumt.

Corona-viruset har ställt oss inför någonting vi aldrig någonsin har varit med om. Många företag, stora som små, har tappat sina intäkter över en natt. De är i fritt fall och kämpar för sin överlevnad. Många människor kommer att förlora sitt nuvarande jobb. De har fortfarande hyra och lån att betala, och en familj att försörja. Det här är en gigantisk kris där mycket av det vi har tagit för givet har slagits i spillror.

För en månad sen trodde vi inte att det här skulle kunna hända. När vi väl har börjat fatta att vi är mitt uppe i den största krissituation de flesta nu levande har varit med om, är det två saker vi måste fokusera på – inte bara ledare och chefer, utan alla:

1. Vi måste först och främst ta oss igenom den här krisen. Överleva. Fysiskt, mentalt, emotionellt.
2. Vi måste sen bygga upp på nytt. Förhandla oss ut ur de problem som har uppstått.

Att förhandla i en kris innebär att vi inte har någon erfarenhet eller liknande situation att luta oss mot. Situationen är dessutom laddad med känslor, för alla parter. När man förhandlar lösningar i en krissituation är det tre saker som är helt avgörande:

1. Att fokusera på vad man verkligen behöver – och vad motparten måste få. Med andra ord att förstå bådas smärtgräns och verkliga behov. Mitt i kaoset av starka känslor och rädslor.
2. Att kunna få motparten att inse att en gemensam lösning gör att alla klarar sig bättre.
3. Att förstå att det finns inget alternativ som är långsiktigt hållbart. BATNA, plan B, finns inte. För någon av parterna.

Kontentan – för att lyckas i de förhandlingar du har framför dig nu: 

• Bygg förtroende och visa empati. Du måste få hjälp av andra – och för att få det måste du visa dig beredd att hjälpa dem.
• Förhandla med utgångspunkt från hopp.
• Fokusera på det långsiktiga målet: långsiktig överlevnad för båda parter.
• Var väl förberedd. Se till att förstå förväntningarna från båda sidor; vad du måste ha för att överleva och vad motparten behöver.
• Var beredd att acceptera ditt minimum, dvs din smärtgräns. Uppnå det du måste ha utan att skada motparten.
• Se till att behärska förhandlingsprocessen, ha kontroll på agendan.

Vi kommer att komma igenom det här. Vill du ha bollplank – hör av dig!

//Anne Neppare,  Cognosis

Källa: Fritt efter Professor Mehta, live streaming på LinkedIn den 14 april 2020: Negotiating for Crisis Management. Fakulteten på IESE Business School i Barcelona går ut och erbjuder råd, pro bono, för ledarskap i tider av kris, genom live streaming. För mera information gå till IESE´s LinkedIn-sida.

En lördag sitter vi och äter middag hela familjen. Äldsta sonen hade precis börjat på ett nytt jobb, yngsta sonen hade haft en tuff tenta och båda var  hemma på besök. Min far, nu 97 år gammal och i fin form var hos oss och hälsade på. Vi pratar om allt möjligt då yngsta sonen säger:
– Morfar, vad gjorde du när du var 18?
Morfar tittar upp, lägger ner besticken och säger:
– Jag var på fronten. Och studerade en brevkurs i matematik mellan anfallen.

Plötsligt blev det stilla vid bordet. Så kom en av de där stunderna då morfar berättade, alldeles lugnt och självklart, om något egentligen helt obegripligt. Min far kommer från svensktalande delen i Finland, Österbotten.

– Jag blev inkallad samma dag jag fyllde arton. Andra världskriget var slut, men i Finland hade fortsättningskriget börjat. Ryssarna hade anfallit Karelen och tågade mot Helsingfors, Finland försvarade sig. Hela Karelen evakuerades. Istället för att studera, var jag ute i fält och visste inte från en dag till en annan vad som skulle hända. Ibland var det flyganfall, ibland granatbeskjutning, sen var det långa tider av väntan. Vi bodde i tält och grävde skyttegravar.

Men jag tänkte att det här måste ju ta slut någon gång. Så jag skrev till Hermods, och beställde en brevkurs i matematik. Och där satt jag mellan anfallen och öppnade min matematikbok, räknade uppgifter och löste problem. Sen skickade jag in dem till Hermods och fick dem rättade. När kriget tog slut ett år senare, hade jag läst tillräckligt mycket för att kunna söka in till Sjöfartsläroverket på Åland, och studera till maskinchef. Det blev min stora lycka. Och jag kommer än idag vad det stod på kuverten jag fick från Hermods: ”Tappa inte årorna. Du ska själv ro din båt.” Det höll mig uppe, och det blev min räddning.

När morfar slutade prata blev det tyst. Morfar brukar säga: “Man lämnar inte en kompis.” Jag såg att mina grabbar plötsligt förstod vad han egentligen menade med det. För honom var det inpräntat i ryggraden. Det var många tankar som for igenom mig.

• Att våga hoppas att det en dag blir fred.
• Att hjälpa andra med det man kan. Visa medmänsklighet.
• Att bestämma sig för att planera för en ljus framtid hur mörkt det än är just nu.
• Att se till att man kan själv. Ta sitt liv i sina egna händer.
• Att ta hjälp från omvärlden, söka reda på det man behöver.
• Att en vision, en dröm, kan få oss att orka igenom nästan vad som helst och komma ut med själen intakt.

Och jag tänkte att det nu är det vår tur att göra samma sak.

//Anne Neppare, Cognosis

Vi satt i ett möte med en leverantör, och vi var inte glada. Vi hade påtalat en avvikelse flera gånger, utan att få leverantören att vidta åtgärder. I vanliga fall var det en lättsam ton i våra diskussioner, men nu hade vi en helt annan ton. Jag var irriterad och sa rakt på sak att jag förväntade mig en seriös respons om vi skulle fortsätta vårt samarbete. Då satte han kaffet i vrångstrupen, skrattade till lite och sa: ”Oj, det var en oväntat hård ton.” Det blev en paus, och eftersom min släkts finska gener gör att jag är helt hemtam med tystnad, blev den lång. Leendet dog ut i hans ansikte. Sen sa han med ett helt annat tonfall: ”Låt mig förklara och se vad vi kan göra. Jag är helt övertygad om att vi kommer att hitta en bra lösning.”

Han ändrade tonart, slutade abrupt med sin skämtsamma kompisstil, och blev allvarlig. Den förändringen gjorde att jag lugnade mig och tänkte att jag skulle ge honom en sista chans. Han följde upp det med ett förslag som visade att han verkligen gjorde en ansträngning för att vi skulle bli nöjda.

Det skiftet i attityd, tillsammans med ett seriöst förslag, gjorde att vi kom överens. Efter några minuter återgick vi till vår vanliga lättsamma jargong och var nog båda glada att det löste sig.

Idag, många år senare, efter att ha studerat tusentals förhandlings-simuleringar, förstår jag precis vad som hände under de minuterna. När allting står och balanserar på en knivsegg, och två parter under några skälvande sekunder tar ett beslut: Gå varandra till mötes och mäkla fred, eller stå på sig. Om man väljer det senare, leder det med stor sannolikhet till att man gräver ner sig i en skyttegrav. Nästa steg är att någon av parterna vidtar någon form av stridsåtgärd och därmed förklarar krig. Med flit eller av misstag.

Det som händer i en när man själv sitter i en sån situation är att det blixtsnabbt far runt olika saker inom en, fortare än man hinner tänka.

• Det viktiga är att vi behåller en god relation.
• Så tusan jag tänker vika mig!
• Men herregud, det är ju en bagatell i det stora hela. Jag går med på det.
• Om de kör över oss nu, tar det aldrig slut. Vi måste stå på oss.
• Vi måste tänka på alla andra avtal vi har ihop. Och pågående projekt.
• Går jag med på det här blir det en dålig affär för vår del.
• Jag vill inte att det ska bli dålig stämning – jag går med på det.
• Den där idioten tänker jag inte sitta här och lyssna på!
• Vi måste ha den här affären. Vi får gå halva vägen var.
• Jag har rätt. Jag vet att jag har rätt!

Det blir tyst några sekunder – och så handlar man ofta på instinkt vid nästa drag, fredstrevare eller angrepp. Alla förhandlingar har ett sånt ögonblick, där det står och väger. Vad som yttras efter den pausen är helt avgörande. Och det är svårt att ta tillbaka ett angrepp – om man inte har förberett en snygg reträtt. Som jag idag skulle tro att vår leverantör hade gjort.

Jag vet nu, efter att ha jobbat hela mitt yrkesliv med förhandlare i många olika branscher och yrkesroller, att alla som är skickliga har de här ”rösterna” inom sig, med olika infallsvinklar och olika temperament. Det är precis som att ha Kofi Annan i huvudet, som sen byts ut mot en Terminator, för att sen lämna plats för en Trump – eller en Obama. Eller en Boris.

Och nu tänker du: ”Ja, det är ju inte bara när man förhandlar som man är med om det där. Så känner jag varenda gång min tonåring försover sig till provet/skolkar från skolan/bråkar med sin lillebror. En del av mig har lust att drämma näven i bordet, men så hejdar jag mig, andas djupt och inser att jag måste försöka nå fram till den där delen av tonåringen som bara är skoltrött och rädd att misslyckas och få skäll. Jag tar det lugnt.”

Javisst, så är det. Och när man väl har insett att man har en ”kör” av olika röster i huvudet, och blir medveten om vad de säger, förstår man hur mycket de påverkar en. Och vilken styrka man kan få om man lyssnar på rätt inre röst.

Tre goda råd från min kloka kollega John:

1. Ta en time-out, sansa dig och tänka efter innan du agerar.
2. Lyssna efter vad det är för olika röster och sinnesstämningar som rusar runt i dig. Acceptera att de alla finns där. Både den förorättade rösten och den som vill jämka och tro alla om gott. Den baksluga rösten och den hederliga rösten. Alla kan hjälpa dig i någon situation.
3. Ta sen ett medvetet beslut om vad du tänker göra och säga.

John sammanfattar det med sina ”3A”:

• Awareness
• Acceptance
• Appropriate action

Det viktiga är att du medvetet styr över det du gör och säger – att du inte blir “kidnappad” eller övermannad av den inre kören, som får dig att säga och göra saker du sen ångrar. Varken som förhandlare, som KAM eller som inköpare. Eller som chef, kollega, förälder eller familjemedlem.

En annan kollega, Tony, har ett helt underbart uttryck, som jag gillar skarpt,  lite brutalare fast med glimten i ögat: ”When you´re in a hole, stop digging.”

Om du är nyfiken på att utforska dina egna röster och förstå mera om psykologin bakom våra drivkrafter, styrkor, hinder, möjligheter och hot, är du välkommen till vårt seminarium om Praktisk Psykologi, ”Personlig SWOT” på Ekerö den 14-15 maj. Klicka här om du vill läsa mer: Personlig SWOT.Vi utlovar många aha-upplevelser och stor energipåfylllning. Jag hoppas vi ses!

//Anne Neppare, Cognosis

Jag har en bekännelse att göra: jag är på fantastiskt gott humör efter årets första vecka på jobbet. Jag kom på mig själv imorse med att sitta och le och tänka på roliga saker jag har hört och skratta lite för mig själv. När jag blev medveten om saken började jag ju undra vad det egentligen var som var orsaken. Det är en yrkesskada, för att inte säga passion och obotlig instinkt – att se mönster, orsak och verkan. Root cause analysis, som mina kolleger skulle säga.

Den här gången var det inte svårt att sätta fingret på det springande punkten. Det som har gått som en röd tråd genom veckan är att jag varje dag har träffat människor i olika roller och branscher, med olika bakgrunder som har en sak gemensamt: positiv livsenergi.

Det smittar av sig.

Det började på tisdag morgon med fika med min närmaste kollega, som har en fantastisk förmåga att se saker som inträffar i livet med en klarsynt saklighet, utan att varken överdriva, svartmåla eller sopa under mattan, och sen kommer fram till vad hon kan göra åt saken. Lugnt, med medkänsla och respekt. Och sen gör hon något intressant: hon byter samtalsämne. Ibland ganska abrupt. Jag gillar det. Hon väljer att prata om det som är positivt, det som fungerar bra, det som ger glädje i tillvaron. En fika med henne ger verkligen god energi.

Sen var det ett lunchmöte med en intelligent, vaken och sympatisk person jag har känt under många år som ledde in på många ämnen, från arbetsmiljö till ledarfilosofi och beteendemönster. Det var många saker som rörde sig i tankarna efter den lunchen. Det som bet sig fast var hans slutsats om vad som gör ett arbetsklimat bra, som gör att människor växer. Och att organisationen växer på grund av dem. Han sa: ”Vi har infört en genial och enkel regel på jobbet – vi ska bara prata om problem vi själva kan lösa. Inom vår egen avdelning, inom det ansvarsområde man själv har. Och agera. Göra något åt det. Är det ett större problem tar man det med sin chef, och fokuserar sen på annat. Släpper bollen. Det är påtagligt hur mycket av ”meningslös gnälltid” som har upphört på kontoret. ”

Han sa en sak till som bet sig fast. ”Att ta bort inslaget av rädsla är det som verkligen ändrar allt. Att man vågar ta beslut utan att vara rädd för att få kritik, att man vågar ställa frågor utan att vara rädd att bli dumförklarad, att man vågar agera utan att vara rädd för att göra fel. Helt enkelt vågar stå upp för saker utan att vara rädd att bli underminerad.”

Sen var det ett möte med två erfarna och oerhört kunniga kursledare som lyfte min energi flera hundra grader. Jag log hela vägen hem. Vi pratade om våra kurser och stämde av att våra kursdeltagare var på banan. Vi berättade för varandra om roliga, smarta frågor vi hade fått, olika sätt att lösa problem vi hade sett och oväntade talanger som hade kommit fram. Allt de sa utstrålade den där människosynen som riktigt fina lärare, tränare och chefer har: en genuin omsorg och respekt för andra, en djupt rotad tro på att människor kan och vill växa. Och det viktigaste av allt – de upplevde en glädje av att lyfta andra, se människor bryta igenom hinder och flyga på egna vingar. Det mötet påminde mig om varför jag gillar mitt jobb så mycket.

En arbetsdag i veckan med en mycket speciell vd gjorde ett starkt intryck. Hon har en fantastisk förmåga att hitta vägen framåt, få människor och organisationer att utvecklas och förändras. Hon drivs av en obändig vilja att uppgradera – affärsmodellen, organisationen, sina medarbetare. Samtidigt som hon är realistisk, saklig och totalt prestigelös. Det kommer inga tomma klichéer, bara sakliga och konkreta slutsatser.

Ett möte med en gammal kursdeltagare som nu hade en strategisk chefsroll gjorde mig riktigt glad. Han sa: ”Jag rensade papper i veckan, och hittade kursmaterialet från din kurs, som jag har sparat, och det var ju några år sen… Det var bland det roligaste och tuffaste jag varit med om. Och jag kommer fortfarande ihåg saker som du sa. Utan spaning ingen aning.” Då skrattade jag.

Och sen blev jag allvarlig och kom att tänka på Moran Cerf, hjärnforskare inom Neurovetenskap och professor vid Northwestern University. Han hävdar att de människor vi omger oss med påverkar oss ända ner på cellnivå. Professor Cerfs studier har bl a visat att när två människor umgås börjar deras hjärnvågor följa samma mönster. De signaler vi tar emot påverkar oss känslomässigt, och vi börjar härma varandras mönster. Det betyder att om man omges av negativa människor påverkas man till att känna sig nedstämd – och givetvis motsatsen.

Så professor Cerf hävdar att det är viktigt att du omger dig med folk som har en positiv inverkan på dig och ditt liv. Det är inte bara är ett gott råd utan ett livsviktigt beslut för att långsiktigt må bra, säger han. Människorna du umgås och jobbar med påverkar till och med din interaktion med verkligheten, bortom det du kan förklara. En av effekterna är att ni blir lika. Umgänget är det viktigaste beslutet du kan ta; det påverkar dina känslor, din sinnesstämning och alla dina mikrobeslut i vardagen.  Det till och med avgör din upplevelse av lycka.

Fast det där visste jag ju redan…

//Anne Neppare, Cognosis