Tips & Artiklar

För en tid sedan jobbade vi med ett stort uppdrag för ett företag i IT-branschen. Uppdraget var att utveckla en specialanpassad utbildning i förhandlingsteknik, där samtliga i företaget som ansvarade för att förhandla fram avtal skulle delta. Oavsett om det gällde förhandlingar med kunder, leverantörer eller internt. Alla påverkade resultatet, resonerade vd:n.

När vi jobbar med företagsinterna utbildningar utvecklar vi alltid förhandlings-case, som bygger på de situationer som deltagarna i kursen kommer att ställas inför. Det som var lite speciellt med det här uppdraget var att det skulle genomföras under corona-pandemin. Det fanns ingen historik att falla tillbaka på, inga normala spelregler gällde. Man var tvungen att snabbt anpassa sig till nya förutsättningar, inse att maktförhållandena hade ändrats och att affärsetiken, vad som var ”rätt och fel”, inte gällde i nuläget.

Vi intervjuade företagets vd, försäljningschef, inköpsdirektör, controller och specialister för att skriva våra case. Och de case vi tog fram var verklighetsbaserade situationer, som speglade brutna leveranskedjor, en vikande marknad och plötsligt ändrade förutsättningar. Alla case byggde på tre ställningstaganden:

1. Vad vi kan vinna, vad som ligger i potten. På kort sikt och på lång sikt.
2. Vad vi förlorar om vi inte får hem avtalet.
3. Plan B – vad har vi för alternativ? Kan vi kliva ur affären? Vad händer om motparten drar sig ur och lämnar förhandlingen?

I varje förhandling finns det psykologiska aspekter som gör att allt kan ändras på ett ögonblick om man tolkar situationen fel. Så vi byggde in olika scenarios, där vi gav motparten olika agendor och direktiv. För att lyckas måste man under hela förhandlingen vid varje steg ställa sig frågan:

• Hur tänker motparten? Tänker de kortsiktigt eller långsiktigt?
• Kan vi lita på dem?
• Vilka konfliktförebyggande åtgärder kan vi vidta?
• Hur stor är sannolikheten att vi har kommit så långt vi kan nå? När ska vi slå till? Ge slutbud?

Så skulle jag ha ett sista avstämningsmöte med vd:n för att få casen godkända innan vi skulle köra igång utbildningen. Jag satt och väntade i lobbyn med en kopp kaffe. När jag tittade upp såg jag honom komma emot mig med snabba steg. ”Kom med, jag måste ta ett möte”, sa han sammanbitet. Jag reste mig hastigt och följde efter. Vi kom fram till sammanträdesrummet där ledningen var samlad.

Det visade sig att företagets största kund hade stoppat sina betalningar. Det som stod på spel var 40% av intäkterna. Och framtida affärer. Kunden hävdade att leveransen var ofullständig, undermålig och försenad. Det hade i sin tur medfört att kundens kund vägrade att betala, sa kunden. Därför krävde man att företaget jag jobbade med skulle kreditera 70% av sina fakturor. Alternativet var att de skulle kräva skadestånd. De hotade med stämning.  Diskussioner hade pågått i flera veckor, och tonfallet hade blivit allt skarpare. Det hade nu framkommit att kunden i själva verket hade betalningssvårigheter som berodde på att de hade gjort investeringar som hade orsakat en akut likviditetsbrist. Vilket de försökte kompensera genom en deal med företaget jag jobbade med.

”Jag vill först ha en genomgång av deras bud, sa vd:n till bolagsjuristen. Sen vill jag att vi går igenom vad vi har för alternativ. Juridik är en sak, nu handlar det om vad vi kan rädda. Vi pratar risk-reward. Och vi pratar kort sikt. Jag vill att alla ska var medvetna om vad som står på spel. Vi har fått ett bud som motparten säger är deras slutbud. Jag kommer att ställa en fråga som ledningsgruppen måste ta ställning till innan vi lämnar rummet. Vi har tre alternativ: Acceptera situationen och ta deras bud. Ge ett motbud, vilket innebär att vi riskerar att förlora det som ligger på bordet. Eller lämna förhandlingsbordet och affären, utlösa vårt alternativ. Vidta andra åtgärder. Acceptera, förändra eller lämna.”

Och så vände han sig till mig och sa: det här måste bli ett case. Och jag påminner dig om att du har tystnadsplikt.

Den eftermiddagen lärde jag mig mera om förhandling än på Harvard Business School. Efter alla diskussioner, sannolikhetsbedömningar, analyser och kalkyler så kommer man till en punkt där man måste ta ett beslut. Hur komplicerad situationen än är. Och det som bet sig fast var den glasklara frågan: Acceptera, förändra eller lämna. Den har jag haft nytta av många gånger sedan dess.

//Anne Neppare

Jag har haft den stora turen att under hela mitt yrkesliv få jobba med suveräna kolleger, som är toppföreläsare på internationell nivå. De har inte bara varit mina kolleger, utan de har också varit mina mentorer och vänner, och är det fortfarande. Jag har haft ett helgjutet stöd internt av vår fantastiska kursprojektledare, en kompetent ekonomiansvarig med glimten i ögat och riktigt bra IT-specialister.

Men det har inte alltid varit så. För ett antal år sen dök Dieter upp. Det gick till såhär.

Vi behövde rekrytera en ny kursledare, helst en infödd tysktalande föreläsare som hade jobbat internationellt. Vår rekryteringsprocess är mycket enkel och väl utprovad: när vi vill ta in en ny person, frågar vi vårt nätverk om tips, och ber dem tipsa vidare. Vi tar mycket gärna in vänner till vänner. Vi ser oss själva som ett gäng kolleger som älskar vårt jobb och har roligt tillsammans, både när vi jobbar och när vi ses utanför jobbet. Det var så vi kom i kontakt med Dieter.

Jag gillar att ta folk på pulsen när jag ska jobba med dem, både som kolleger och som uppdragsgivare. Så jag bokade in en heldag med Dieter i Berlin, för att få tid att umgås och prata om hans bakgrund, erfarenhet och syn på kompetensutveckling och pedagogik. Framför allt ville jag få en bild av om han skulle passa in hos oss, i vårt sammansvetsade familjära team. Vi hade en mycket trevlig dag tillsammans. Fast den började lite konstigt.

Dieter mötte mig på flygplatsen, kom fram till mig och sa:
”Hello Anne, so nice to see you in real life! Welcome to my hometown!”
“Hello Dieter, it is a pleasure to finally meet you”, svarade jag, tog hans hand och log.

Då stelnade Dieter till. Sen sa han i en helt annan ton:
”My name is Doktor Walter, doktor Dieter Walter. You will call me Doktor Walter.” Avmätt, iskallt.

Jag bad om ursäkt och log för att släta över det hela. Jag visste ju att i Tyskland är ”business code” att man är mera formell, använder titlar och ser hetsiga meningsutbyten på jobbet som en statusmarkör. Resten av dagen var verkligen trevlig och Dieter var en intressant person med en omfattande erfarenhet. Så jag gav grönt ljus och Dieter kom in i vårt tränar-team.

Vi började jobba med ett stort internationellt utbildningsuppdrag i Förhandlingsteknik och Key Account Management som omfattade ca 1000 personer och genomfördes i 10 länder på 4 språk. Utbildningsmaterial skulle tas fram och översättas, logistiken måste flyta och resor måste bokas. Givetvis kommer det att bli ändringar i sista minuten i ett så stort projekt. Alla vi kursledare vet det, vi är vana att resa i jobbet och gör vårt bästa för att ställa upp och lösa problem tillsammans. Alla utom Dieter. Han började skriva arga e-mail till vår kursprojektledare och påtalade hur inkompetent hon var. Sen började han skriva e-mail till mig om hur dåligt den interna administrationen fungerade. Sen började han ringa runt till alla andra kursledare och beklaga sig över hur illa han blev hanterad, att han inte kunde sköta sitt jobb under de här förutsättningarna och att man borde byta ut vd:n.

Projektet flöt på, vi gjorde vårt bästa för att hantera Dieter, och tillmötesgå hans krav. Vi tänkte att om vi visade god vilja skulle han göra detsamma tillbaka och tagga ner. Återgälda vänlighet med vänlighet liksom.

Så kom dagen då den sista kursen för det stora internationella företaget var genomförd, allt hade gått lysande och vi hade fått jättefina utvärderingar och vitsord. Så jag tänkte att vi samlar hela teamet i Stockholm och gör en recap – vad hade vi åstadkommit, vad hade vi gjort riktigt bra och vad hade vi lärt oss inför nästa projekt. Mötet blev bestämt till Midsommarveckan. Vi genomför mötet på kontoret och allting flyter på riktigt fint. På eftermiddagen beger vi oss sen hem till mig för att fira Midsommar tillsammans med min familj, ute på landet.

Alla är på gott humör och skrattar, spanjorerna och fransmännen pratar i mun på varandra. Dieter berättar roliga historier och engelsmännen skämtar om att det finns tyskar med humor trots allt. Jag tittar ut över bordet och ler och tänker att det finns något gott hos alla, till och med folk som börjar bombardera andra med grälsjuka e-mail. Så höjer jag mitt glas och ska precis börja sjunga ”Helan Går” på allmän begäran. Det infinner sig en förväntansfull tystnad.

Då säger Dieter med hög röst: ”Anne, I have a question for you. No, not a question, a demand. I will not accept my wage anymore, I am the most senior person in the faculty, and I am underpaid. I want to have the pay I deserve.”

Alla stelnar till. Jag är helt oförberedd på det här utspelet. Så jag kör en finsk paus. Är tyst så länge att alla andra börjar skruva på sig. Och under de 5 sekunderna slutar jag tro att Dieter någonsin kommer att återgälda vänlighet med vänlighet. Sen säger jag med ett brett leende, fortfarande med glaset höjt:

”Dieter, du vet verkligen hur man kryddar ett middagssamtal! Jag ser fram emot att fortsätta det samtalet imorgon – och nu tänkte jag höja ribban ännu mer och sjunga en svensk snapsvisa! Please join me! Alla stämmer in och skrålar med full hals utom Dieter, som inser att slaget vid middagsbordet är förlorat. Sen skrattar han till och går tillbaka till sitt charmerande jag resten av kvällen.

Dagen därpå tackar jag honom vänligt och artigt för en god insats och meddelar att vi inte har behov av hans tjänster längre. Alla drog en lättnadens suck och sen dess har vi inte haft någon Dieter hos oss. En kollega sa till mig efteråt på sin intressanta svengelska: ”Det är inte egentligen de ruttna äpplena som är problemet, det är att de vänliga människorna inte vet hur de ska rensa ut dem, utan låter dem vara kvar och förstöra hela fruktkorgen.”

//Anne Neppare, Cognosis

Jag satt och åt lunch med en person som jag har kommit att känna väl genom åren. Hon är vd för en advokatbyrå och en person jag verkligen uppskattar och tycker om. Hon är en skicklig förhandlare, en riktigt bra chef och en framgångsrik frontfigur för sitt företag. Det jag uppskattar så mycket hos henne är hennes förmåga att i alla lägen behålla sin tro på människor och hitta en lösning, oavsett vad det gäller. Men idag kändes hon annorlunda. Syrefattig. Trött. Utmattad.

Det blev en lång tystnad, sen ser hon mig intensivt i ögonen och säger: ”Vad är det som driver dig, som gör att det du gör känns meningsfullt och viktigt?” Det blev det en paus, men hon släppte inte min blick. Sen sa hon: ”Vad är det som gör att du får energi? Kommer på banan igen när det är tufft? Inte kastar in handduken och tappar tron på folk? Du är alltid så positiv, hur tusan fixar du det?”

Jag förstod att det här inte var en vanlig småpratsfråga, det låg något djupare bakom. Jag tänkte efter om jag skulle vara den professionella coachen och ställa en motfråga – eller om jag helt enkelt skulle sk-ta i det och ge ett äkta, personligt svar. Jag bestämde mig för att ta en risk, la ner besticken och sa:

”Jag tror på det goda i världen. På ljuset. Att det finns. Det finns helt enkelt inget alternativ. Det måste finnas. Och vi måste bidra till det, slå vakt om det, skydda det. Ta strid för det när det behövs. Det är det som är livskraften för alla på den här jorden. Slutar vi tro på det kommer vi gå under.

Jag jobbar med utbildning, som du vet, i Förhandlingsteknik, Retorik och Ledarskap. För mig handlar vartenda seminarium om att träna de vettiga förhandlarna att bli skickligare, ha förmåga att nå sina mål, vässa de kloka människornas förmåga att tala så att andra lyssnar, ge de goda ledarna maximal styrka. Och jag tänker att varje person som möter mig gör det av en anledning, och det är mitt jobb att ge den personen kraft, skicklighet, kunskap och självtillit. Jag är en tränare, ska stå bakom dem, vässa dem, ge dem råd, insikt och kunskap. Få dem att lyfta. När de sen går ut i världen igen efter att ha fått hårdträning i vår ”safe-zone”, kommer de att veta vad de ska göra.

Det kommer sen att sprida sig som ringarna på vattnet – de kommer i sin tur att göra sitt jobb, det de är här på planeten för att bidra med. För förmågan att förhandla fram avtal och överenskommelser, få andra människor att lyssna och tro på det man säger och gott ledarskap är det är kärnan i allt vi människor sysslar med, både på jobbet, i privatlivet – och i politiken.

Och de jag har mött på en kurs kommer att veta att jag finns i deras ringhörna när de behöver hjälp, ett råd, coaching, bollplank eller en handlingsplan. Där börjar den andra, och kanske viktigaste delen av mitt jobb. För då är det rätt in i hetluften. På riktigt. ”

Då började hon le lite och axlarna sjönk ner.  ”Du, det där var precis vad jag behövde höra idag. Tror att jag skulle behöva ett bollplank. Så här är det…”

Det blev en lång lunch. Och jag kände att det hade varit en bra dag. En meningsfull dag. Jag hade gjort skillnad för någon idag.

Och det är så enkelt – alla kan göra skillnad för någon, varje dag. I stort som smått. Vi kan inte alla vara Obama, Merkel eller Zelensky, vd, klimatforskare eller hjärtkirurg, men vi kan vara den som gör att de orkar göra sitt jobb, behålla sin styrka och tro på det goda. Göra livet på planeten bättre.

//Anne Neppare, Cognosis AB

För en tid sedan gick min pappa bort. Sorgen drabbade mig som ett klubbslag. En god vän sa att det finns något som heter ”sorgeår”. Idag vet jag att det stämmer.

Efter ett år började smärtan mattas av, och det dök upp fina minnen. Och nu, när tiden har gått ännu mer, börjar det komma insikter och tankar som jag förstår kommer från min pappa. Saker han sa, saker han gjorde, hans glädjeämnen, hans sätt att hantera motgångar och hans livsval.

Min pappa var en lugn, fridsam man som hade en inbyggd hederskänsla. Han kom från Vasa, den svensktalande delen av Finland. När han var 18 år gammal blev han inkallad till fronten, fortsättningskriget. Det som tog vid när andra världskriget var slut, då Ryssland för andra gången angrep Finland och ”erövrade” en stor del av landet – Karelen.

Som så många andra krigsveteraner pratade han aldrig om kriget. Men ibland sa han saker som jag i efterhand förstod bottnade i det han hade varit med om.

En sommarkväll ute i skärgården sitter vi och grillar korv och värmer oss vid elden. Då säger pappa: ”Man lämnar inte en kompis.” Jag tittar upp och ser att han är långt borta i tankarna. Och så säger han:

”Jag har lite ont i ryggen. Det är nog gammalt granatsplitter som spökar.” Jag var som fallen från skyarna.

”Granatsplitter?” säger jag förvirrat.

Och så börjar han berätta, fåordigt, om en dag när han var med om ett anfall med hård artilleribeskjutning vid fronten, ljudet av smällarna, granaterna som exploderade. En granat slog ner där han låg. Sen mindes han inte något mer förrän han vaknade upp på ett krigssjukhus några dagar senare. ”De lappade ihop mig och så blev jag skickad till fronten igen, men det blev nog lite splitter kvar.” Och så blev han tyst. Och sen sa han: ”Man lämnar inte en kompis.”

Den där meningen bet sig fast. Att man hjälper varandra, backar upp varandra och rycker in om man ser att någon är i nöd. Att man gör det som står i ens makt, oavsett om det är någon man känner eller en främling. Inte för att få medalj, utan för att det är en grundläggande levnadslag. Om man inte gör det är man en liten skit.

Jag inser att den lagen har styrt ett av mina viktigaste livsval – mitt yrke och mitt ämnesområde. Jag tror på förhandling och win-win. Att samarbete är bättre än maktspel. Jag tror på goda ledare, kommunikation och konfliktlösning. Jag tror på att människor kan växa. Och att få vara en katalysator i den processen är det mest fantastiska jag kan tänka mig att jobba med. Att få de goda krafterna och kloka människorna på den här planeten att bli starka och handlingskraftiga.

De som överlevde fortsättningskriget fick en medalj av finska presidenten. Den bar min pappa en gång varje år då han blev inbjuden till veteranernas dag på finska ambassaden i Stockholm. På den står det: ”För fosterlandets bästa.”

Den medaljen bär jag nu i en silverkedja runt halsen. Som en påminnelse om att ingen kan göra allt, men alla kan göra nåt. Att vi måste tro på och jobba för The Greater Good.

//Anne Neppare, Cognosis